帳票のリアルタイム送信で業務効率化

飲料・食品の総合商社として全国の取引先へ輸入商品を販売しているA社では、FAX送信ソフトを使って順次送信で長時間かけて毎月合計5,000枚もの帳票を送信していた。さらに、同ソフトはインストールしたパソコンからしか送信ができなく不便を感じていた。また、順次送信のため帳票FAX送信にかなりの時間がかかるため、業務時間外に対応せざるおえない状況であった。

全国にある小売店や卸売業者と取引がある同社では、発注書や納期回答書を毎週3回送信していた。1回当たり約400枚と枚数が多いため、送信作業の効率化が大きな課題であった。できるだけ手間を最小化するために、自社の販売管理システムから帳票自動作成に必要なCSVファイルを「AUTO帳票　Custom」へ自動的にメール送信する機能を実装。それにより、帳票の自動作成とリアルタイム送信を可能にした。

「AUTO帳票」導入後、日々残業して対応していた大量の帳票送信業務を大幅に効率化できた。ほとんどの作業が業務時間内で完了し、残業時間の大幅削減も実現！さらに、送信管理画面からの一括再送やリトライ設定などにより、帳票の不達件数も大幅減。PDFダウンロード機能を活用し、取引先からの取り合わせにも迅速に対応できるようになった。今後は、他部署への展開とともに、PDFファイルでのメール送信機能を活用したペーパーレス化にも取り組んでいきたいと考えている。