月１の手作業ＦＡＸを自動化！

不動産管理業を営むＵ社は、毎月の支払通知を郵送している。ビルメンテナンスなどの業務委託先から支払金額の確認のため、ＦＡＸでも送信してくれとの依頼を受け毎月100通の通知書を手作業で送信。毎月月初に、担当者ひとりが抽出、送信、結果確認と１日がかりで業務を行っていた。

「AUTO帳票EX」のPDFリスト送信を提案。郵送する既存の通知書ファイル(PDF形式)を別途開発することなくそのまま利用。送信リストを用意し、FTP経由で「AUTO帳票EX」へアップロードするように変更した。送信結果はメールで通知。送信に複合機を使わない運用とした。

自動送信により、人の手を介さず通知書が送れるようになったため、送信ミスの防止と、業務時間の短縮に成功した。

「AUTO帳票EX」のPDFリスト送信は、送信リストファイルひとつで複数箇所への異文書同報ＦＡＸが可能なサービス。具体的な作業は下記２点のみとなった。

１・FAX対象の書類をピックアップ
２・送信リストの作成