業務のデジタル化が進んでいる昨今、紙を使った業務の代表格であるFAXにも変化が求められています。
しかし、FAXをやめようとしても、日本の商慣習に深く根付いたFAXをすぐになくすことはできません。
そこで便利なのが「インターネットFAX (クラウドFAX)」。
この記事では、インターネットFAXの仕組みや、メリット・デメリット、そしてサービスを選ぶときのポイントについて詳しく解説します。
インターネットFAXとは文字通りインターネットを使ったFAXサービス
業務に使うFAX機(複合機)を新たに導入しよう！となるとまず電話回線の契約、機器の購入・設置など、さまざまな手順や費用がかかります。
しかし、インターネットFAXはこれらの作業は必要ありません。
インターネットに接続できるパソコン・タブレットがあれば利用できるWEBサービスです。
送信や受信もパソコン上からブラウザやメールで行えるので、契約するだけでFAX業務のデジタル化ペーパーレス化が実現できます。
一部の複合機には複合機が持つメールアドレスを利用し、読み込んだ原稿をメールに添付。
インターネットを経由してFAX送受信を行う「インターネットFAX機能」を搭載したものもありますが、仕組みはブラウザやメールを使うものと同じです。
仕組みを図にするとこのようになります。
インターネットFAXとペーパーレスFAXの違い
従来のFAX複合機は、電話回線を利用して紙の文書を送受信する仕組みであり、導入や維持にコストがかかるうえ設置場所も必要になります。
ペーパーレスFAXは、受信したFAXをPDF化してメール転送する仕組みを備えており、ペーパーレス化は可能ですが、依然として電話回線や機器に依存する部分が残ります。
表にまとめると、以下のようになります。
インターネットFAXは紙を使わないFAXですので「ペーパーレスFAXの一種」とも言えますが、このコラムでは別のサービスとして扱います。
インターネットFAXのメリット
インターネットFAXには、以下のようなメリットがあります。
送信・受信に機器が必要なく、安価に使える
パソコンやタブレットを使ってFAXの送受信をするため、FAX機やFAXサーバーが不要なため、初期費用やリース代などが不要に。非常に安価に始められます。
サービスの多くは月額基本料金と送受信の従量課金となっておりますが、機器のリース代や電気代、トナー代と比較すると比較的安価に利用できます。
電話回線の契約が必要ない
インターネットFAXは、文字通りインターネット回線を通じてFAXのやり取りを行うため、電話回線の契約や工事が不要です。
多くのサービスがWEB上で申し込み、契約ができるため、非常に短期間で始められます。
場所を問わずFAXが使えるようになる
インターネットFAXで受信した原稿は、契約先のサーバーに保存され、ブラウザやメールへの転送によって確認できます。
保存された原稿は、事務所や自宅、外出先など、いつでもどこでも確認、返信が可能です。
ゆえに「FAXの確認のため外出先から帰社」や「会社に電話をして他のスタッフにFAXを確認してもらう」など、無駄な時間が削減できます。
デジタルデータとしてFAXが管理できる
インターネットFAX(クラウドFAX)は紙を使わないFAXですので、使い始めたその日からFAXの紙がなくなります。
いままで紙での保管が必要となっていた注文書や発注書などの帳票をデジタル管理することにより、保管や検索が非常に簡単になります。
ペーパーレス化を実現
紙の使用量が減ることで、印刷コスト削減や環境負荷の低減にもつながります。
企業のSDGsやCSR活動の一環としてもインターネットFAXの導入は有効です。
インターネットFAXのデメリット
便利なインターネットFAXですが、注意すべきデメリットも存在します。
導入・維持コストがかかる
機器購入に比べれば安価ですが、月額料金や送受信ごとの課金が発生するため、利用頻度が低い場合は割高になることもあります。
手書き文書の送信に手間
紙に手書きした資料を送る場合、一度スキャンしてPDF化しなければならないケースがあります。
従来のFAX機に比べて手間が増える可能性があります。
インターネット環境が必須
安定したインターネット接続がなければ利用できないため、通信障害時にはFAX送受信ができなくなるリスクがあります。
FAX番号が変更になる可能性
新規契約では新しいFAX番号が割り当てられる場合があります。取引先に周知する必要がある点に注意が必要です。
操作性の問題
サービスによってユーザーインターフェースに差があり、慣れるまでに時間がかかることがあります。
インターネットFAXを契約するときのポイント
業務のデジタル化に有効なインターネットFAXは、現在さまざまな企業がサービスを提供しています。
ここでは、サービスを契約する際に注目しておきたいポイントをお伝えいたします。
料金体系は運用にあっているか
インターネットFAXサービスの利用にかかる費用は以下のとおりです。
電話回線を使ったFAXとは少し料金体系がことなりますので、事前に確認しておくことが必要です。
テストアカウントの配布や月額基本料金の無料など、一定期間無料で試せるサービスもありますので、各社のサイトなどで事前に確認しましょう。
初期費用
契約者専用のFAX番号を発行するのに必要な登録料金です。登録時だけ、1,000円ほどかかるのが一般的です。
月額基本料金
サービス提供会社にもよりますが、毎月1,000円～1,500円ほどかかります。複合機のリース料金より安くすみます。
FAX送信費用（従量課金）
FAXの送受信にかかる費用です。料金体系は１枚（ページ）あたり8円～15円くらいが相場です。
電話回線を使ったFAXは通話した時間分の電話料金がかかりますが、インターネットFAXの場合は枚数課金が一般的です。
また、ひと月あたり○枚までは月額基本料金に含まれているサービスもあります。
FAX受信費用（従量課金）
電話回線を使ったFAXの場合、FAXの受信(着信)は無料ですが、インターネットFAXの場合は費用がかかります。
受信料金も送信料金と同じく１枚（ページ）８～15円くらいが相場で、サービスによってはひと月あたり○枚まで無料のものもあります。
機能の充実度
インターネットFAXを選定する際には、料金だけではなく機能の充実度も重要です。
例えば、メール転送機能があれば受信したFAXを自動的に指定したメールアドレスへ転送できるため、外出先でも迅速に確認することが可能です。
また、受信したFAXに加筆返信できる機能を備えたサービスも登場しています。
受信したFAXにそのまま追記して返信できるため、発注書に受領確認や数量変更を記載して送り返すといったやり取りがスムーズになります。
従来のように印刷や手書きの手間が不要となり、受発注業務を効率化できる点が大きなメリットです。
指定番号の利用可否
既存のFAX番号をそのまま利用できるかどうかの確認も必要ですが、インターネットFAXでは、既存のFAX番号をそのまま利用できるサービスは少なく、新しいFAX番号が発番されることが多いです。
その場合、転送サービスを活用し、旧番号で受信したFAXを新番号へ転送することで、受信漏れを防止できます。
ただし、転送ができるかどうかや設定の方法については契約している通信事業者へ確認が必要です。
操作性やサポート対応
インターネットFAXは日常的に利用するツールであるため、まずは操作画面が直感的で使いやすいかどうかを確認することが大切です。
そのうえで、無料トライアルやテストアカウントを活用し、自社の業務フローに適しているかを実際に試してみるとよいでしょう。
さらに、導入後のトラブル対応や操作方法に関するサポート体制がどの程度整っているかも重要であり、法人利用においては特に安心材料となります。
まとめ
FAXは今もなお日本のビジネス慣習に根付いており、すぐに廃止するのは現実的ではありません。
しかし、インターネットFAXはアナログとデジタルをつなぐ最適なツールです。
導入すれば、コスト削減・業務効率化・ペーパーレス化を同時に実現でき、働き方改革やDX推進に寄与します。
自社の利用状況に合ったサービスを選定し、FAX業務のスマート化を進めてみてはいかがでしょうか。
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ブラウザからの送受信だけでなく、メール経由での利用も可能。送信も受信も紙は必要ありません。
また、キャリアの転送機能を使えば、現在使用しているFAX番号を変更せずに利用することもできます。自社のFAXの見直しにぜひご利用ください。
