【2024年度版/電子帳簿保存法】インターネットFAXで受信した帳票の取り扱いについて 【2024年度版/電子帳簿保存法】インターネットFAXで受信した帳票の取り扱いについて
【2024年度版/電子帳簿保存法】インターネットFAXで受信した帳票の取り扱いについて
2024.02.05

最近、テレビCMや広告などで「電子帳簿保存法」という言葉をよく見るようになりました。なんとなく「帳票類が電子保存できるのか」と思いがちですが、じつは様々な取り決めがあります。その中でもわかりにくいのがFAXの取り扱い。

ひとことで「FAX」といえども、紙で出力される今までのFAXだけでなく、複合機に保存されるペーパーレスFAX、インターネットFAX(クラウドFAX)など紙を使わないFAXも現在では一般的なものとなっています。このコラムでは、FAXで受信した帳票は、どのような処理をすれば「電子帳簿保存法」に対応できるのかを解説いたします。
※本内容は2022年改正内容をもとに解説しています

「電子帳簿保存法」とは?

「電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)」は、従来所得税法、法人税法、消費税法等に規定されている帳簿書類を納税地において書面(紙)で保存することが義務づけられていたものを、一定の要件のもと電磁的記録等による保存を認めるというものです。つまり、今まで紙の保存が必須であった帳票類を、データで保存できるようにした法律とも言えます。
1998年に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」として施行され、数回の改正が行われています。

FAXは電子帳簿保存法への対応が必要か

国税庁の「「電子帳簿保存法に取り扱い通達の制定について」の一部改正について(法令解釈通達)」によると、FAXの取り扱いは以下のように定められています。
引用元:「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」の一部改正について(法令解釈通達) https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaiseir030628/

(ファクシミリの取扱いについて)
7-8 ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送信側においては書面を読み取ることにより送信し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱うが、複合機等のファクシミリ機能を用いて、電磁的記録により送受信し、当該電磁的記録を保存する場合については、法第2条第5号に規定する電子取引に該当することから、規則第4条に規定する要件に従って当該電磁的記録の保存が必要となることに留意する。
引用元:https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaiseir030628/pdf/01.pdf

 

また、国税庁の「一問一答」にもこのような記述があります。

問3 当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
(1)電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
(2)インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用
(3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5)特定の取引に係るEDIシステムを利用
(6)ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
(7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

 

こちらの質問には、以下の回答がでています。

【回答】
(1)~(7)のいずれも「電子取引」(法2六)に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータが保存されていれば、出力した書面等を保存する必要はなく、また、別途書面の請求書等を授受する必要もありません。

(6)(7)については、一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータに規則第8条第1項第1号のタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は同項第4号に定める事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。
引用元:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020006-168_03.pdf

 

非常にややこしい書き方ですが、要約すると以下のようになります。下記のポイントを抑え、現在の運用方法を確認してみましょう。

① 紙で出力する従来のFAXは、従来どおり書面(紙)で保存できる
② 複合機など、送受信したデータを保存する形式のFAXは、電子取引とみなす

インターネットFAX(クラウドFAX)でやり取りした帳票は電子取引として扱う

インターネットFAX(クラウドFAX)は送受信にデータを用い、出力せずに扱うサービスであることから、複合機でやりとりするFAXと同様先述の②に該当します。

図にするとこのような分類になります。厳密に言えば紙出力された帳票も「スキャナ保存」という方法で電子保存は可能です。

インターネットFAX(クラウドFAX)で受信した帳票の電子帳簿保存法への対応

インターネットFAX(クラウドFAX)で受信した帳票は、電子帳簿保存法の対象であることがわかりました。では、どのようにすれば適法に、適切に保管できるのかを解説します。

インターネットFAXで受信した帳票の法解釈

インターネットFAX(クラウドFAX)で受信した帳票は従来の紙に出力されるFAXのように、印刷して紙で保管することは認められていません。ゆえに必ず電子保管が必要になります。

一般社団法人ビジネス機会・情報システム産業協会によると、ペーパーレスFAXで受信した帳票の保管方法は以下のように解説されています。

●ペーパーレスファクス機能を持つ複合機等を利用した取引に関する情報について
ペーパーレスファクス機能を持つ複合機等を利用した企業間取引は「電子取引」に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければなりません。改正前はそのデータを印刷出力した書面等により保存することも認められていましたが、改正後は、当該出力した書面等の保存措置が廃止され、当該出力した書面等は、保存書類(国税関係書類以外の書類)として取り扱わないこととされました。
なお、受信ファクスを同時印刷した紙を保存している場合は、紙による取引と見なされ、電子データでの保存義務はありません。
・タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
・取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過したのち速やかに(67日以内)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
・記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
・正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う
引用元:企業間取引業務においてペーパーレスファクス機能をご利用の皆様へ ―2022年1月施行の令和3年度改正電子帳簿保存法に伴う注意点―https://www.jbmia.or.jp/whatsnew/detail.php?id=1477

 

まとめ

インターネットFAX(クラウドFAX)で受信した帳票の電子帳簿保存法に適した形での保存方法ですが、要点をまとめると以下のようになります。

・インターネットFAXで受信した帳票は紙保管ができず、電子保管が必須
・対象の帳票にタイムスタンプを付与する必要がある
・対象の帳票に取引情報を付与する必要がある
・対象の帳票が検索できる環境を準備する必要がある

2023年12月の猶予期間終了まであと少し。業務の電子化において、見落とされがちなFAX帳票の処理・保管にも改善が求められています。現在インターネットFAX上にそのまま保管している、ダウンロードして保管している、メールに転送したままになっているなど、電子帳簿保存法に対応していない保管方法を行っている企業様は、一度現在の業務を見直してみてはいかがでしょうか。また、当社では電子帳簿保存法に対応した保管が可能なサービスとの連携もご提案できますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。


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