PCから電話回線でFAX一斉配信!パソコンからのFAX送信の長所と短所
PCから電話回線でFAX一斉配信!パソコンからのFAX送信の長所と短所
2018.12.10

PCから電話回線でFAX一斉配信!パソコンからのFAX送信の長所と短所

一度の操作で大量の送信先にFAXを送信できる、FAXソフト。日頃使っているPCから直接送信できる手軽さがありますが、量が増えてくると不満点もあります。 そうなると、FAX一斉配信をしてくれる業者のFAX DMの利用も視野に入れたくなります。ここでは、FAXソフトの長所と短所について一度見直してみましょう。

PCから電話回線を使ってFAXを送信するには?

PCからFAXを送信する方法はいくつかあります。大きく分けて電話回線を使う方法とインターネット回線を使う方法の2種類があります。 ここでは、電話回線を使ってPCからFAX送信をする方法をご紹介します。

FAX機とPCをつないで送信する

PCとの接続機能を持っているスキャナーとプリンター、FAXの機能を併せ持つ複合機であれば、PCからプリントアウトすることなく、直接FAXの送受信ができます。複合機には20,000~30,000円台の安価な物もあり、コストパフォーマンスがいいのですが、「PCファクス送受信機能」といった名称の、PCからFAXを送れる機能がついていないモデルもありますので注意が必要です。

また、PCの電源が落ちている状態でもFAX機のメモリーを使って受信できたり、受信したFAX原稿をEvernoteやDropboxなどのクラウドサービスに転送できたりするモデルのほか、より高機能なPCとの連携が可能なモデルもあります。このような高機能なモデルを使えば、データの共有や外出先からのチェックも簡単にできますので、使い勝手は申し分ないでしょう。

PCにFAXソフトをインストールする

市販のFAXソフトをPCにインストールすると、PCから電話回線を通じて、直接FAXを送ることができます。ExcelやWordなど、普段使っているソフトからプリントアウトする感覚でFAXを送信できますから、手軽で便利です。 ただし、この方法は、PCからの出力信号を電話回線で送信するためのFAXモデムが必要になります。FAXモデムは古いPCには標準装備されていることもありましたが、インターネットが主流となった現在では、装備しているパソコンはまずないでしょう。しかし、外付けのFAXモデムは、今も量販店などで、3,000円程度で販売されています。これらのソフトと機器を使えば、PCがすぐにFAX機として使えるようになります。

あなどれないOS付属ソフトの実力

さて、PCにFAXソフトを入れるにしても、その種類はさまざまです。無料のフリーソフトから有料のものまでありますから、どれを選べばいいのか迷ってしまうでしょう。 基本的には、ほかのソフトを選ぶときと同様に、自分が何をやりたいのかを決めて選べば間違いないでしょう。なお、FAXソフトの場合、OSに付属されているソフトでも、かなりの実力を持っています。

例えばWindowsマシンなら、「Windows FAXとスキャン」というユーティリティが標準装備されています。これを適切に設定しておけば、PCから直接FAXの送受信が可能です。多機能ではありませんが、純正ソフトであることの信頼性は、あなどれません。それほど頻繁にFAX送信するわけではない、送信するとしても十数件程度…ということであれば、十分に実力を発揮してくれるでしょう。

有料ソフトならできることも多彩 !

有料のFAXソフトとなると、かなり多機能なFAXの送受信ができます。例えば、頻繁にFAX送信を行っていたり、送信先が多かったりという場合に、手間と時間をカットしてくれる機能があります。また、社内LANでつながった複数のPCから送信することもできますし、送受信の記録はすべてログとして残ります。ですから、いつ誰がどこにFAXを送ったのかがすぐ確認できます。

複数送信先へのFAX送信も、数百件、数千件となれば、有料ソフトのほうが有利です。どれほどの件数を送信できるかは、ソフトの仕様によって異なります。ただし、FAXソフトでは、登録した送信先に1件ずつ送信していきますから、件数が多くなればそれだけ時間もかかります。 また、通信回線も自社で用意しなくてはなりませんし、1回線しかなければ、100件送信するのに、約100分かかります。その間は、FAXを受信できません。有料ソフトを充分に活用する為ためには、回線増強などの環境構築にも費用をかける必要があります。

アウトソーシングでさらなる自由度を

大量の送信先に自動的にFAXを送信してくれるFAXソフトでも、できないことはあります。 例えば、PC用のFAXソフトは、FAX送信のためのもの。そのFAXを「どのように作るか」「どこに送るのか」というところまで、サポートしてくれるわけではありません。ですから、顧客アプローチとしてFAXを使うにしても、その原稿はあなた自身が作らなくてはなりませんし、送信先のリストも自前で用意しなくてはいけません。

このような課題は、FAX DM業者を活用すると一度に解消できます。例えば弊社では、プロのライターやデザイナーによる原稿作成サービスがあり、ベースとなる原稿やキャッチーなデザインを作ることができます。また、1,200業種、400万件もの法人データを使うことができ、さまざまな条件できめ細かな絞り込みをかけることもできます。

また、弊社のFAX送信のツールを使えば、差し込み印字や配信管理、法規制に対応するリスト除外などにも対応できます。このように、業者を使えば、マーケティングのノウハウを活かしたサポートも期待できるのです。 自社ですべて完結することも大切ですが、アウトソースを活用することも、賢い選択のひとつです。パソコンを使ったFAX送信手段を探しているのであれば、ぜひFAX DMをご検討ください。

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