業務のデジタル化が進んでいる昨今、紙業務の代表格であるFAXにも変化が求められています。しかし、FAXをやめようとしても、日本の商慣習に深く根付いたFAXをすぐになくすことはできません。そこで便利なのが「インターネットFAX (クラウドFAX)」。この記事では、インターネットFAXの仕組みや使い方など、基本的な情報と、選定ポイントについてお伝えいたします。
インターネットFAXとは文字通りインターネットを使ったFAXサービス
業務に使うFAXを新たに設置しよう！となるとまず電話回線の契約、機器の購入・設置など、さまざまな手順や費用がかかります。しかし、インターネットFAXはこれらの作業は必要ありません。インターネットに接続できるパソコン・タブレットがあれば利用できるWEBサービスです。送信や受信もパソコン上からブラウザやメールで行えるので、導入するだけでFAX業務のデジタル化ペーパーレス化が実現できます。一部の複合機には複合機が持つメールアドレスを利用し、読み込んだ原稿をメールに添付。インターネットを経由してFAX送受信を行う「インターネットFAX機能」を搭載したものもありますが、仕組みはブラウザやメールを使うものと同じです。
仕組みを図にするとこのようになります。
インターネットFAXとペーパーレスFAXの違い
同じような仕組みに複合機やFAXサーバーを使った「ペーパーレスFAX」があります。「PCFAX」とも呼ばれるこの仕組みでもFAX業務のペーパーレス化は可能ですが、利用のために電話回線が必要です。表にまとめると、以下のようになります。
インターネットFAXは紙を使わないFAXですので「ペーパーレスFAXの一種」とも言えますが、このコラムでは別のサービスとして扱います。
インターネットFAXのメリット
インターネットFAXには、以下のようなメリットがあります。
送信・受信に機器が必要なく、安価に使える
パソコンやタブレットを使ってFAXの送受信をするため、FAX機やFAXサーバーが不要なため、初期費用やリース代などが不要に。非常に安価に始められます。サービスの多くは月額基本料金と送受信の従量課金となっておりますが、機器のリース代や電気代、トナー代と比較すると比較的安価に利用できます。
電話回線の契約が必要ない
インターネットFAXは、文字通りインターネット回線を通じてFAXのやり取りを行うため、電話回線の契約や工事が不要です。多くのサービスがWEBからの申込みができるため、非常に短期間で始められます。
場所を問わずFAXが使えるようになる
インターネットFAXで受信した原稿は、契約先のサーバーに保存され、ブラウザやメールへの転送によって確認できます。保存された原稿は、事務所や自宅、外出先など、いつでもどこでも確認、返信が可能です。ゆえに「FAXの確認のため外出先から帰社」や「会社に電話をして他のスタッフにFAXを確認してもらう」など、無駄な時間が削減できます。
デジタルデータとしてFAXが管理できる
インターネットFAX(クラウドFAX)は紙を使わないFAXですので、使い始めたその日からFAXの紙がなくなります。いままで紙での保管が必要となっていた注文書や発注書などの帳票をデジタル管理することにより、保管や検索が非常に簡単になります。
電子帳簿保存法への対応が簡単に
2023年12月に猶予期間が終了する「改正電子帳簿保存法」。紙のFAXで受信した帳票の電子化には「受信した原稿をスキャンして、検索項目とタイムスタンプを付与する」ことが必要ですが、多くのインターネットFAXサービスで受信した原稿は最初からPDF形式になっています。このファイルに検索項目やタイムスタンプを付与することにより、紙のFAXの電子化が完了します。FAXの電子帳簿保存法についての取り扱い方法については、こちらを御覧ください
インターネットFAXを契約するときのポイント
業務のデジタル化に有効なインターネットFAXは、現在さまざまな企業がサービスを提供しています。ここでは、サービスを契約する際に注目しておきたいポイントをお伝えいたします。
料金体系は運用にあっているか
インターネットFAXサービスの利用にかかる費用は以下のとおりです。電話回線を使ったFAXとは少し料金体系がことなりますので、事前に確認しておくことが必要です。テストアカウントの配布や月額基本料金の無料など、一定期間無料で試せるサービスもありますので、各社のサイトなどで事前に確認しましょう。
・初期費用
契約者専用のFAX番号を発行するのに必要な登録料金です。登録時だけ、1,000円ほどかかるのが一般的です。
・月額基本料金
サービス提供会社にもよりますが、毎月1,000円～1,500円ほどかかります。複合機のリース料金より安くすみます。
・FAX送信費用（従量課金）
FAXの送受信にかかる費用です。料金体系は１枚（ページ）あたり8円～15円くらいが相場です。電話回線を使ったFAXは通話した時間分の電話料金がかかりますが、インターネットFAXの場合は枚数課金が一般的です。また、ひと月あたり○枚までは月額基本料金に含まれているサービスもあります。
・FAX受信費用(従量課金)
電話回線を使ったFAXの場合、FAXの受信(着信)は無料ですが、インターネットFAXの場合は費用がかかります。受信料金も送信料金と同じく１枚（ページ）８～15円くらいが相場で、サービスによってはひと月あたり○枚まで無料のものもあります。
FAXの送受信方法は適切か
FAXの送受信方法も重要です。多くのインターネットFAXサービスはブラウザ上で送受信を行い、受信の際は通知がメールで届きます。そのためどこでもFAXが利用できることが大きなメリットです。また、FAXの送信をメールで行えるものや、受信した原稿をメールに添付して転送してくれるものもあります。また、PCFAXのように自社のシステムと連携して利用する場合は、APIが公開されているかどうかも重要です。現在の業務からどう変わるかを考え、サービスを選びましょう。
サービス提供会社の信頼性に問題はないか
契約書や発注書、納品書など、重要な書類をやりとりすることになるFAX。電話回線を使用して送受信をするいままでのFAXとは違い、インターネットFAXは原則送受信した原稿はサービス提供会社のサービス内に保管されます。そのため、サービス提供会社の信頼性も重要です。情報がどのように扱われているか、Ｐマークなどの外部認証は取得しているかなどを契約前に確認しておきましょう。
まとめ
現状のFAX業務をいきなり廃止するのは難しいもの。インターネットFAXは、アナログとデジタルをつなぐツールとしておすすめです。
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