伝達率・視認率の向上は「送付状」の添付で解決！

送付状に会社ロゴを印字してオリジナル送付状に

MOVFAXは送付状に好きな画像を印字することができます。この機能を活用すると、MOVFAXの送付状テンプレートが御社オリジナルのものとして使用できるようになります。

「MOVFAX」の送付状に画像ファイルを印字する方法

①挿入したい画像を.jpg、.gif、.png、.bmpいずれかの形式で準備する

②MOVFAXの「送信BOX」→「送付状ロゴ設定」で　画像の位置を選択し、更新する

③プレビューで確認

FAX送信に送付状って必要？

ビジネスFAXに送付状が必要な理由

FAXはオフィス宛てに送ることが多く、送付状に日時や送信者名、送信先名、などを記入して送るのがマナーです。送付状には、視読率を上げ、届けたい相手へ確実に届くという効果もあります。紙面だけを送った場合「誰に、何を」送ったのかわかりにくく、せっかく送ったFAXが届けたい相手までいかず、相手のオフィスで滞留してしまうこともしばしば。

送付状をつけることにより受信者の行動が変わる

送付状がついていないFAXを受け取った場合、受け取った人は「これは勝手に捨てていいFAXなのだろうか？」と戸惑います。送付状に宛先が指定してあるだけで、対象の人がお取引先、もしくは今何かやり取りをしているところからのFAXかもしれないという感情になります。

ゆえに送付状つきのFAXを受け取った人は勝手に捨てることができず、「一旦宛名の方にFAXを渡しておこう」という気持ちになり、結果的に目的の相手へ情報が届き到達率がUPするということになります。

送付状をつけるだけで反響UP！

既存のお客様への商品案内は、いかにキーマンへ紙面が届くかが成功のカギとなります。当社のお客様の中には、商品案内をFAXで送る際、送付状を付けただけで問合せの件数がなんと５倍になったという事例もあります。

「MOVFAX」は、送付状の自動挿入が可能

当社のインターネットFAX「MOVFAX」には、自動的に送付状を添付し、送信できる機能があります。送信先名や担当者名だけでなく、画像の挿入も可能。会社やサービスのロゴを挿入して使用すれば、自社オリジナルの送付状として利用できます。「MOVFAX」の送付状はシステムから都度作成し、送付するため、先述のような送り間違いも防げます。

業務によってFAXサービスを使い分けよう

デジタル化が進む中においても、FAXはまだまだ有効なコミュニケーションツールです。当社ではMOVFAXの他にもさまざまなシーンで活用できるFAXサービスを取り揃えております。

受信したFAXの入力業務には？

注文書や納品書、請求書などの「帳票」を受信した際、印字された紙面をみながら入力していくのは時間がかかるもの。そんなときには「MOVFAX AI」が便利です。「MOVFAX AI」は活字だけでなく、手書きの文字にも対応したクラウドOCR。文字認識にAIを活用しているため、使用するたびに精度はアップ。入力業務の工数削減に効果を発揮します。

書類を大量に送るには？

社内での業務連絡や既存顧客への商品案内など、同じ内容の紙面を一斉に送信したい場合は、「L-net Serplix」がおすすめです。「MOVFAX」でも10件まで送信できますが、「L-net Serplix」は一度に最大20万件まで送信できる送信専用サービスです。紙面のどこにでも個別情報を印字できる「差し込み印字機能」で送付状に差し込み枠を設定しておけば、１回の操作で複数の宛先に送付状つきのFAXが一斉に送信されます。

FAX業務を自動化するには？

取引先に発注書、納品書などの帳票類をFAXで送る際１件１件印刷して送るのは非常に手間がかかります。かといって自社で自動FAXを構築するのは時間も費用もかかるもの。そんなときにおすすめするのが「AUTO帳票EX」です。FTPやメール、Web-APIで自社システムと連携させれば、短納期、低費用で自動FAXの環境が利用できます。

当社では、業務の効率化やペーパーレス化など、お客様の利用シーンに合わせたソリューションをご用意しておりますので、お気軽にお声がけください。