令和4年（2022年）1月の電子帳簿保存法の改正によって義務化された、電子取引の電子データ保存。これによって電子取引のデータを紙に印刷して保管することはできなくなりました。
電子帳簿保存法での保存区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つ。では、それら対応するにはどのようなシステムを選べば良いのでしょうか。
この記事では、電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方や比較ポイントを解説いたします。
電子帳簿保存法とは？
「電子帳簿保存法」とは、紙の保管が義務付けられている国税関係帳簿書類を「電子データ」で保存することを認める法律です。
1998年に制定され、その後数回の改正で規制や要件が緩和されています。
法人・個人事業主にかかわらず、電子データで受領した領収書や請求書は、電子データとして保存する必要があります。
電子帳簿保存法での保存区分は以下の3種類です。
・電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存すること
・スキャナ保存：紙で受領、作成した書類をスキャンして画像データで保存すること
・電子取引データ保存：電子的に授受した書類を電子データのまま保存すること
このうちの「電子取引データ保存」で、電子データの保存が義務化されました。
上記に加え、データ保存をする際はさらに「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たさなければなりません。
詳細はこちらの記事からもご確認いただけます。
電子帳簿保存法システムの主な機能
電子帳簿保存法に対応したシステム（以下、電帳法システム）とは、法的要件を満たしたうえで、帳簿や書類を電子データで保存・管理できるシステムのことです。
電帳法システムには以下のような機能があります。
タイムスタンプ
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは、電子データに付与される時刻情報のことです。
「電子取引データ保存」を行う際はデータの作成日時や内容の変更を証明して、データが改ざんされていない原本であるという「真実性を確保」するために付与されます。
検索機能
保存要件「可視性の確保」を満たすためには、「検索機能の確保」が必要です。
このためにファイル名は、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目を入れます。
システムによってファイル名を自動付与することでも対応が可能になります。
スキャナ保存
紙で受領、作成した書類をスキャンして保存します。
要件は重要書類か一般書類かによって異なります。
データ化するOCR機能
OCR機能とは、画像データの文字をデータ化する機能のことです。
これにより、紙のレシートなどを見ながら明細を手打ち入力する、などの手間を省けます。
このOCR機能にAIが加わったものがAI-OCRです。
AI-OCRは、AIによる学習機能によって、文字の認識精度を向上させることができます。
電子帳簿保存システムを導入するメリット
電帳法システムを導入すると、具体的には以下のようなメリットがあります。
①業務効率化
まず、経理部門の大幅な業務効率化が実現できます。
書類管理が電子化されることで、検索などの管理が容易になります。
②コスト削減
前述した業務効率化により、人的コストの削減が可能です。
さらに用紙やファイル代、印刷代、保管スペースの確保も不要となるため、よりコストを削減できます。
③内部統制の強化
電帳法システムの導入によって、業務の正確性とセキュリティレベルを高めることができます。
タイムスタンプによる記録、作業ログ管理によって透明性が担保できるようになるためです。不適切な処理や不正の抑止力として有効です。
電子帳簿保存法システムの選び方
検討する際は自社の運用フローを見直しつつ、義務化された「電子取引データ保存」への対応を優先するのがおすすめです。
その際は以下の機能が備わっているかも確認しましょう。
タイムスタンプに対応しているか
「電子取引データ保存」を行う際は、「真実性の確保」に対応する必要があります。
真実性の確保を満たす要件は複数ありますが、そのうちのひとつがタイムスタンプ付与です。
所定期間内でタイムスタンプ処理を行えるシステムを採用しましょう。
効率化したい業務に対応しているか
電帳法システムの導入によって手作業をなくすことができます。
請求書発行管理など、既に他のシステムを導入している場合は、それが対応できない部分を補えるシステムを導入します。
まずは社内で業務の棚卸を行い、現状何の対応に最も時間がかかっているかを確認しましょう。
国税関係書類を一括管理できるか
電帳法システムは、業務効率化のために重要書類・一般書類が一括管理できることが望ましいです。
ただし、大企業などの場合はすでに複数のシステムで国税関係書類を扱っている場合があります。
現行のシステムと組み合わせて一元管理できるかを確認しておきましょう。
OCR機能が搭載されているか
OCR機能が搭載されていると、書類内の情報が自動でデータに落とし込まれるため、書類が増えても管理が簡単になります。もちろん、OCRはPDF形式の書類にも適用できます。
さらにAI OCR機能が搭載されたサービスを利用すれば、内容の項目などの検索キーを自動で入力でき、さらに効率化ができます。
長期利用が可能なシステムか
電帳法システムは取引書類を法定保存年限で保存する必要があるため、一度導入したら長期の継続利用が前提になります。
信頼できるシステムを導入し、自社書類の長期保存、利用ができる体制を構築しましょう。
コストパフォーマンスが良いか
電帳法システムを導入すると、多額の初期費用や月額費用などのランニングコストがかかることが少なくありません。
現状取り扱っている書類の種類や枚数によりますが、現行の運用の人件費などと合わせてシステムと比較しましょう。
まとめ
電子帳簿保存法の対応は、保存区分や要件などで一見すると複雑です。
サービスを導入する際にはシステム業者に相談しつつ、業務や書類を見直して必要な機能を備えたサービスを選んでいきましょう。
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