電子帳簿保存法（電帳法）は、日本における企業のデジタル化を推進するための重要な法律です。
2020年には保存要件の緩和についての改正や、2024年には電子取引のデータ保存が完全義務化されています。
このような大きな変革があり、注目されている法律ですが、詳細かつ技術的な要素が多く、専門知識が不足している企業様も多くみられます。
そこで今回は電子帳簿保存法の対象書類に焦点をあてて解説していきます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子的に保存することを認める法律です。
この法律は、1998年に施行され、企業が電子データとして帳簿や書類を保存することを許可することで、業務効率化とペーパーレス化を推進することを目的としています。
電子帳簿保存法は、国税庁の監督のもとで運用され、保存のための厳格な要件が定められています。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法の対象となる文書には、次のようなものがあります。
国税関係帳簿
国税関係帳簿は、企業の財務状況を把握するための基本的な記録です。
以下の帳簿などが対象となります。
・仕訳帳
・総勘定元帳
・補助簿 など
これらの会計帳簿や決算書類などを電子保
存する場合、「電子帳簿等保存(電子データ保存)」の方法で保存することが可能です。
電子帳簿等保存は、会計帳簿や決算書類などを電子的に作成・保存する方法です。
これにより、紙の帳簿と同等の法的効力を持つことが認められます。
決算関連書類
決算関連書類は、企業の年度末に作成される財務報告書です以下の書類などが対象となります。
・貸借対照表（B/S）
・損益計算書（P/L）
・キャッシュフロー計算書 など
これらの書類も「電子帳簿等保存」に該当し、
電子会計ソフトなどを使用して作成・保存することで、電子帳簿等保存が可能です。
決算関連書類も、電子保存への対応は任意となります。
取引関連書類
日常の取引に関連する文書も、電子帳簿保存法の対象となります。
具体的には以下の文書などが含まれます。
・請求書
・領収書
・契約書 など
これらの書類は、紙で受領した後にスキャナで読み取り、PDFなどの電子ファイル形式で保存します。
「スキャナ保存」には、タイムスタンプの付与や適切な検索機能の確保が必要です。
取引関連書類を電子データ上で授受した場合は、次の「電子的なやり取りで発生する書類」に含まれますので、注意が必要です。
取引関係書類も電子保存への対応は任意となります。
電子的なやり取りで発生する書類
現代のビジネス環境では、電子メールや電子データ交換（EDI）など、電子的な方法で取引証憑がやり取りされることが一般的です。
次のような電子的方法で書類が授受された場合は電子帳簿保存法の対象となります。
・電子メール
・EDIデータ
・インターネットFAX など
これらのように初めから電子的に作成・受領したデータ書類の場合は、「電子データ保存」に分類されます。
電子帳簿等保存やスキャナ保存と異なり、「電子データ保存」に分類される書類は電子保存が必須となるため注意してください。
電子帳簿保存法の対象外となる書類
電子帳簿保存法の対象外となる文書もあります。
これには以下のようなものが含まれます。
手書きで作成された国税関係帳簿
手書きで作成された国税関係帳簿は対象外です。
この場合、紙の原本を保存する必要があります。
ちなみに少し紛らわしいのですが、手書きで作成された国税関係書類の場合は「電子帳簿等保存(電子データ保存)」の対象外ですが、「スキャナ保存」することは可能ですので注意が必要です。
一部の法定外書類
個人メモや非公式なコミュニケーションなど、法定で保存が義務付けられていない文書は電子帳簿保存法の対象外です。
保存期間が法定期間を過ぎた書類
電子帳簿保存法は、法定の保存期間中に適用されます。
保存期間が過ぎた書類は、電子保存の対象から外れます。
・保存期間が終了した会計帳簿
法定保存期間（通常7年）を過ぎた会計帳簿や関連書類。
・保存期間が終了した取引証憑
保存義務が終了した取引関連書類（請求書、領収書など）。
これらの文書は、電子帳簿保存法の適用外であり、従来通り紙での保存が必要です。
企業は、どの文書が電子保存の対象となるかを正確に把握し、法令遵守を徹底する必要があります。
電子保存の対象とならない文書についても、適切に管理し、必要な期間保存することが重要です。
電子帳簿保存法に対応するメリット
ここまで対象書類に焦点を当てて解説してきました。
その対象書類を電子帳簿保存法に則って電子データ保存することで、下記のようなメリットを享受できます。
コスト削減
紙の使用量や保管スペースが削減され、コストの削減につながります。
業務効率の向上
電子データの検索・管理が容易になるため、業務効率が向上します。
社内ペーパーレス化の実現
ペーパーレス化により、環境負荷の軽減に貢献できます。
電子帳簿保存法に則った電子保存が可能
適切な電子保存を行うことで、法令遵守の確保が容易になります。
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