新商品のプレスリリースなど、大量のFAXを一斉送信したいこともあります。ですが、一斉送信を手作業で行うと、かなりの手間と時間がかかります。また、その間、FAX機と電話回線を占有してしまうというデメリットもあります。ここでは、FAXの一斉送信を簡単に済ませる方法をご紹介しましょう。
大量のFAXを手作業で送信するデメリット
新商品や新たなサービス、バージョンアップの告知、定例のイベントやキャンペーンのお知らせなど、FAXによる告知は今でも続いています。「紙」という実体があり、送信すれば必ず誰かの目にふれるという確実さは、捨てがたい魅力なのです。
しかし、FAXの送信先が十数件程度ならまだしも、それ以上のボリュームとなると手作業で送信するのはデメリットが多くなります。では、どのようなデメリットがあるのでしょうか。
送信時間と人件費がかかる
一般的な電話回線でFAX送信すると、A4用紙1枚あたり約1分かかります。つまり、100件の送信先に送るには、およそ100分も電話回線を占有します。しかも、それを手作業で行うとなれば、その間の人件費もかかるのです。
番号の入力ミスの危険がある
手作業でFAX送信をする場合、FAX機のメモリに送信先のFAX番号を入力していく必要があります。ところが、入力ミスがあればエラーとなって、送信することができません。
入力ミスをした送信先には、正しい番号を入力して再送信しなくてはならず、手間と時間がかかってしまいます。
FAXを占有することによるリスクがある
FAXで送信をしているあいだ、別のFAXを送受信することはできません。受信したFAXはメモリに保存しておくことができますが、出力できるのはすべての送信を終えた後になります。
つまり、送信先が多ければ多いほど、FAX機を使えない状態が長くなるのです。業務連絡でFAXを常用する企業にとって、これは大きな業務上のリスクでしょう。
FAX一斉送信を効率化する方法は？
大量の送信先にFAXを送信する場合、よく使われるのがPCからのFAX送信や専門業者へのアウトソーシングです。また、PCでFAXを送信する場合、電話回線を使う方法とインターネットを経由する方法があります。
ここでは、それぞれの特徴をご紹介しますので、自社で使うならばどちらがいいかを検討してください。
電話回線を使ったPCからのFAX送信
PCや社内LANにFAXモデムを接続し、PCにインストールされたFAXソフトから、FAXを送信することができます。FAXソフトはWindowsやmacOSに標準装備されていますが、大量送信したい場合には、有料のソフトを使ったほうがいいでしょう。
この方法は、書類をプリントアウトする必要がありませんし、FAX機がなくてもFAXが送れます。しかし、FAX機同様、送信中は電話回線が使えなくなりますので、FAX専用の回線は必要になるでしょう。
また、FAXモデム以外でも、プリンターやスキャナ、FAXが一体になった複合機によっては、PCと接続することでPC上からFAX送信ができる機能を備えた製品があります。
インターネットFAXを使う
インターネット経由でFAX送信をすることもできます。これは、いくつかの専門業者がクラウドサービスの形で提供しています。インターネット経由ですので、どこからでも送受信できるというメリットがあります。
ただしこのサービスは、「出張先や外出先からでもFAXの受信ができる」という、どちらかというと受信側の利便性を重視したサービスです。FAXの一斉送信を効率化したいというニーズからは、少々外れてしまうかもしれません。
アウトソースのFAX DMを活用して一斉送信する
専門業者によるFAX DMのシステムを利用して、FAXを一斉送信することができます。モデムやソフトを用意する必要がなく、電話回線の占有もありませんし、通信費も不要です。
コストは送信枚数に応じた従量制で、使った分だけかかります。
一斉送信をさらに効率化するFAX DMのサービス
専門業者へのアウトソーシングでは、低コストで大量送信できるだけでなく、さまざまな関連サービスを利用することができます。
例えば弊社では、次のようなサービスをご用意しています。
不要FAX受付サービス
FAX送信の停止を希望されるお客様が、指定の受付電話番号へかけることで、送信停止の手続きを自動で行える支援サービスです。
停止をご希望の受信者様も、また、リストを管理されるお客様も双方が安心してFAX同報をご利用いただくことができます。
アウトソースを活用して業務をもっとスムーズに
手動による複数のFAX送信をするには手間も時間もかかり、件数によっては業務を圧迫します。また、改善するための、設備の導入・維持にはコストが発生します。そこで、利用したいのが、専門業者へのアウトソースです。
手間とコストを削ることができる業務はアウトソースを使い、業務の効率化を図ってください。
