最近、登録しているサイトや取引先から「ウェビナー」の案内が来ることが増えてきていませんか？ ウェビナーは新型コロナウイルスが流行し始めた2020年前半、対面での営業やイベントの自粛が要請されたころから急速にビジネスシーンに浸透し、今では一般的なものになっています。ところで「ウェビナー」と「セミナー」は何が違うの？ メリット・デメリットは？ この記事ではウェビナーの基礎知識から開催に必要なツールなどを解説します。
ウェビナーとは何か？
ウェビナー(Webinar)とは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた「インターネット上で行われるセミナー」の造語で、「ウェブセミナー」や「オンラインセミナー」とも呼ばれています。前述の通り、2020年前半の新型コロナウイルスの流行で対面営業やイベントの開催が自粛されてしまいました。そのことによりビジネスシーンで「Zoom」や「Microsoft Teams」、「Skype」などの手軽にWeb会議ができるサービスが急速に浸透。同じ様にこれらのツール使えばオンラインで完結できる「ウェビナー」は「セミナー」にかわる情報伝達手段として注目され、広く認知されるようになりました。
ウェビナーのメリットについて
次に、セミナーをウェビナーにかえて開催するメリットをご紹介します。
運営側のメリット
１・会場の手配が不要
ウェビナー最大のメリットは、「会場の手配が不要」ということです。セミナーを開催するためには、参加者が集まる場所の提供が必要不可欠です。しかしWeb上で行うウェビナーはその場所が不要。また、参加者も地域を限定することなく国内はもとより海外からの参加者も集めることができます。
２・会場の費用がかからない
会場が不要ということは、会場を借りる費用も不要ということになります。会場の用意に必要な費用を参加特典にあてることにより、より多くの参加者を集めることもできるようになります。
３・当日の人員配置が不要
リアルの場で行うセミナーの開催には受付や進行など、会場に多くのスタッフが必要ですが、ウェビナーは講師ひとりでも行うことができます。そのためセミナーより準備期間が短くて済み、セミナーに比べて手軽に始めることができます。
参加側のメリット
１・事務所や自宅から参加できる
インターネット上で行うウェビナーは、参加者にとってもメリットが多くあります。その中でも最大のメリットは「会場に行く必要がない」こと。開催時間にパソコンやスマートフォンからアクセスするだけで、自分が欲しい内容のウェビナーが受講できます。また、オンデマンド方式のウェビナーであれば、公開期間中いつでも受講できます。
２・参加しやすい
知らない会社へのセミナーへ申込み、会場へ訪問し、参加するのはなかなかハードルが高いもの。しかしウェビナーであればパソコンやスマーフォトフォンで接続するだけ。参加しても顔出しをしなくていいウェビナーも多くありますので参加のハードルは非常に低く、気軽に参加できます。
３・内容が確認しやすい
ウェビナーは自身のパソコンやスマーフォトンで参加するため、会場の席という概念がありません。そのためセミナーより内容の理解がしやすく、オンデマンド形式であれば巻き戻して確認することも可能です。
ウェビナーのデメリットについて
良いこと尽くめのように思えるウェビナーですが、残念ながらデメリットも存在します。
運営側のデメリット
１・参加者の顔が見えない
多くのウェビナーは、講師が顔を出し内容を解説し、参加者はその動画を見るという形式で進行します。そのため、セミナーとは違い講師は参加者の顔が見られないため参加者の反応がわかりにくいという欠点があります。
２・機材トラブルによる中断の可能性がある
気合のトラブルがあった際、セミナーであればスタッフや講師が復旧までつなぐことはできますが、ウェビナーだと機材の復旧まで中断してしまうことになります。
３・IT機器が苦手な人は参加しにくい
紹介する商品、商材によっては、IT機器の操作が苦手な人がおおいことがあります。必要に応じて二次元バーコードからアクセスできるようにする、参加準備のための資料を提供するなどの事前準備が必要な場合があります。
参加側のデメリット
１・参加にはインターネットの接続が必須
ウェビナーの参加にはパソコンやスマートフォンの利用が必須です。そのため機器の操作が苦手な人にとってはハードルが高いと感じるという人もいるでしょう。また、パケット通信網で参加する場合は、想定外の通信費用がかかることがあります。
２・質問がしにくい
ウェビナーでは視聴者が主催者に対してチャットやアイコンで意思表示をすることになります。顔がみえない不特定多数の参加者がいるため、質疑応答の時間が短いと自分が知りたいことを聞くタイミングを逃してしまうことがあります。
ウェビナーの配信方法
ウェビナーの配信方法は大きく分けて2種類あります。
リアルタイム配信（ライブ配信）
ウェビナー開催者・参加者ともに決まった時間に参加し、リアルタイムで配信する方法です。配信システムのチャット欄を活用することで、参加者は質問を投げ、開催者側はすぐに返答ができるメリットがあり、ウェビナー中に双方向のコミュニケーションを取りやすいという特長があります。リアルタイム配信は別名「ライブ配信」とも呼ばれます。
オンデマンド配信
オンデマンド配信は、あらかじめ録画しておいた動画を配信する方法です。ウェビナーの参加者は、公開時間中であれば時間に縛られずいつでも視聴できます。リアルタイム配信とはちがい録画した動画を流すので、参加者からの質問には対応できませんが、視聴時間の自由度が高いという点は大きなメリットになります。一度リアルタイム配信を行ったウェビナーを録画しておき、その内容をオンデマンド配信にて行う「二次配信」という方法を取っている会社もあります。
ウェビナーの開催に必要なもの
実際にウェビナーを開催するとき、必要な機器やツールを紹介します。
パソコンやタブレット端末
ウェビナーの配信をするために、インターネットに接続できるパソコンやタブレット端末は必須です。ウェビナーを進行する上で表示する資料の切り替えを円滑に行う上で、メインの端末に１枚サブモニターをつなげておくと便利です。
マイク・スピーカー・ヘッドセット
パソコンやスマートフォンに内蔵されたマイクでも配信はできますが、ウェビナーの参加者が聞き取りやすい音声を提供するためにも外付けのマイクやスピーカーを準備しておいたほうがいいでしょう。ウェビナーの内容が良かったとしても、ノイズなどで音声が聞き取りにくいと参加者の満足度は上がりません。開催者は事前に音質をチェックして、問題ないか確認しておきましょう。
ウェブカメラ
リアルタイム配信の場合、開催者の姿を見せるカメラは必須です。パソコンやモニターによってはカメラを内蔵しているものもありますが、画質が荒い場合やうまく映らない場合は外付けのウェブカメラを用意しておきましょう。
場所
場所を問わないといえども自席での会話は周囲の音声を拾ってしまい、情報漏洩のリスクがありますので考える必要があります。開催する際は自社の会議室やテレワークスペースなど、周囲の音が聞こえてこない環境が必要です。自社でそのような場所を確保できない際は、ウェビナー開催が可能な貸し会議室やレンタルスペースなどを利用しましょう。
ウェビナー用のソフト
配信システムの選択も重要です。広く使われているWeb会議システム「Zoomミーティング」には、オプション機能ですが「Zoomウェビナー」が使えます。画面の共有やチャット、Q＆A・投票など、ウェビナーに特化したさまざまな機能を備えているので、大規模なウェビナーを開催する際には便利です。
※Zoomウェビナー機能は有料サービスです。
まとめ
時と場所を選ばずに開催できるウェビナーは、現在の働き方にマッチした情報伝達方法です。今後ウェビナーの開催や参加を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。また、弊社でも定期的にウェビナーを開催しています。「ウェビナーを体験してみたい」という方は、ぜひご参加ください。
