テレワークの定着を阻害する、FAX業務の改善策 テレワークの定着を阻害する、FAX業務の改善策
テレワークの定着を阻害する、FAX業務の改善策
2020.05.29

テレワークの定着を阻害する、FAX業務の改善策

テレワーク

ある意味「強制的に」進んだテレワーク

2020年4月から5月まで発令された緊急事態宣言。これを機に、多くの企業でリモートワーク・テレワークの導入・実施が行われました。

日本のテレワークの現状

日本でテレワークが強く推進され始めたのは2017年。総務省などの主導で毎年7月24日を「テレワークデー」とし、2020年の東京オリンピック・パラリンピック開催の際の対策を旗印に進んできました。 しかし実施に強制力がないことや、設備投資費用などの問題から予定通り進んでいなかったのが現状でした。

「三つの密」を防止する働き方としてのテレワーク

しかし、2020年、新型コロナウイルス流行防止のポイントである「三つの密」(密室・密集・密接)を実施するため急速に浸透。新しい生活様式に対応した働き方も必要になっています。

テレワークの実施率は3年前の10倍以上に

東京都の2020年4月の調査では、都内にある約6割の企業がテレワークを実施。2017年の10倍以上の規模となっています。

非常事態宣言解除後も6割がテレワークの継続を希望

生産性本部社の調査によると、5月26日の非常事態宣言解除後もテレワークを継続したいと考える人が6割超、また、テレワークに満足していると答えた人も6割超。今回のコロナ禍が働き方自体を大きく変えるきっかけになっているようです。

テレワークでも今までと同じような業務効率が出せる?

一方、業務効率の設問では6割超が「下がった」「やや下がった」と回答。社内でしかできない業務課題が残っている現状も浮き彫りになりました。

テレワークで業務効率が下がる原因とは?

6割以上がテレワークの継続望むも、6割が「効率は下がった」と答えている状況。その原因は一体何なのでしょうか。

買い手側より売り手側に影響が出ている

製造業向けの購買・営業支援クラウドサービスを展開するアペルザ社の調査によると、生産財の営業・販売業務に停滞が見られていることがわかりました。

根強く残るFAXでの見積・注文書のやり取り

製品の営業活動はオンラインでも代替できるという担当者は多くいるも、見積書や注文書のやり取りをFAXで行うことが多く、受信したFAXを確認するために出社する必要がある、という意見が多く見られいます。

送信者の設備・リテラシーは強制できない

また、同社の調査では6割以上がEコマースでのビジネス利用に関心があると回答。売り手側の意識は変化しているものの、注文者側の商習慣の変化とのギャップが課題となっています。

買い手側の商習慣はそのままに「FAX出社」をなくすには

買い手側へEコマースを推奨するも、運用やリテラシーなどの問題でなかなか変えられない商習慣。それが原因で発生する「FAX出社」によるテレワーク業務の課題。相手の環境を変えずに課題を解決するには?

FAX機の転送機能を利用する

FAX機の転送機能を使えば、指定の番号に受信したFAXを転送することができます。しかし、受信先でしか紙面を確認することができず、自宅で受信したFAXを共有するためにはスキャン等の作業が必要になります。

インターネットFAXを利用する

ブラウザ上で専用FAXのやりとりができる「インターネットFAX」を利用すれば、受信したFAXをブラウザで確認したり、指定のメールアドレスに転送できます。しかしインターネットFAXにも課題が。インターネットFAXは原則「新規のFAX番号」を発行する仕組みです。新しいFAX番号を取引先に周知させる必要があります。

転送機能とインターネットFAXを組み合わせて活用!

一長一短ある「FAX転送」と「インターネットFAX」。それぞれの長所を組み合わせれば、「FAX出社」は解決できます。

(1)インターネットFAXの番号を取得 (2)FAX機の転送先をインターネットFAX番号に設定

この作業を行えば、買い手側は今まで通りFAXで見積書や注文書を送り、売り手側はブラウザ上で受信したFAXの確認が可能。また、返信もインターネットFAXを使えば、ペーパーレスでのFAX運用がカンタンにできます。

日本テレネットのインターネットFAX「MOVFAX」

当社では、FAX番号が利用できるインターネットFAXサービス「MOVFAX」を提供しております。 新型コロナによる非常事態宣言が発令された4月以降お申し込みが急増。通常時の3倍の新規お申し込みをいただいています。

選べる市外局番「050」「03」「045」「06」

「MOVFAX」で利用できるFAX番号は、IPFAX「050」以外に、東京03、横浜045、大阪06の3種類から選択できます

最短90秒で利用可能!すぐにつかえる専用番号!

利用開始はとてもカンタン。申込画面に表示される番号を選択し、必要事項を入力、申し込めば、すぐに利用を始められます。急な用途にもバッチリ対応できます。

受信FAXをメールで転送!スキャナレスでPDF

受信したFAXを自動的に指定メールアドレスに転送することができます。受信した原稿は添付ファイルとしてPDF形式で保存できます。

月間1,000枚まで受信は無料!月額料金のみで番号を継続利用!

基本利用料金月額980円で、なんと1,000枚の無料受信が使えます。1日50枚程度の受信であれば、月間980円のみで専用FAX番号が所持できます。

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参考リンク

なくならない“FAX出社”、購買・営業活動のオンライン化には6割以上が「関心あり」

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