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FAX業務の「紙をなくす」方法はあるのか？
新型コロナ禍の影響でいままでの働き方が根本から覆された2020年は、オフィスワークはオフィスでという常識が覆りいわば「強制的に働き方を変えることになった」１年となりました。
働く場所が変われば、働き方も変わります。今まで事務所で顔を合わせながら行っていた業務が、チャットや各拠点からのWeb会議に。紙で回していた書類もオンラインで処理するように。
それに伴い、今まで事務所で当たり前のように行っていたFAXの処理業務が課題になってきてはいませんか？
なぜいまだにFAX業務がなくならないのか？
FAXを使った業務は、主にどのようなものがあるでしょうか。FAXの送信、受信に分けると下記のようになります。
・FAXの送信業務
▶ 業務連絡・販売促進・各種通知の送信など
・FAXの受信業務
▶ 業務連絡・注文書や請求書、支払い通知書等の帳票など
このような業務はすべて会社の運営にかかわる重要なものであり、メールやインターネットが普及した今日でもFAXでのやりとりが根強く支持されているのには理由があります。それは、「FAX＝紙」であり、紙の回覧は事務所内の情報伝達・共有が行いやすいためです。また、日本独自の「押印文化」もFAXが根強く支持されている理由です。
送信元の業務環境もFAX業務の見直しが遅れる原因に
仮に、自社のFAX運用をなくしたとしても、送信元も同じ運用をしてくれないと片手落ち。余計に業務が煩雑になってしまいます。しかし、送信元の業務環境を変えるのはなかなか難しく、結果FAX業務のペーパーレス化、テレワーク化を後手に回してしまうという事例もよく聞きます。
FAX業務が残ってしまった結果、ほかの業務はテレワーク化できていても、受信したFAXを確認するためだけに出社するという「FAX出社」をしている企業が全体の３割もあるという調査結果も出ています。
「ニューノーマル」に対応した働き方を実践するためには、FAX業務のペーパーレス化が、大きな課題となっているのは間違いありません。
インターネットFAXを活用しよう
インターネットFAXとは
皆さんは、「インターネットFAX」という言葉を耳にしたことがあるでしょうか？
「FAXといえば複合機から送受信・パソコンにモデムを繋いで利用！」という印象が強くあると思いますが、「インターネットFAX」とは文字通り、FAXの送受信をインターネット経由で行えるサービスのこと。比較的簡単に申し込みができ、契約者専用のFAX番号を新規に発行し、契約初日からすぐに使えるプロバイダーが多くあります。
複合機とインターネットFAXの比較
※当社インターネットFAX「MOVFAX」との比較
「MOVFAX」はFAX業務のペーパーレス化に最適
当社のインターネットFAX「MOVFAX」は、ユーザー専用のFAX番号が取得・利用できるサービスです。
MOVFAXの特徴
・安心の純国産サービス！
・業界最安値の月980円(税込1,078円)から利用できる！
・FAXの受信がメールで確認できる！
・送付状の自動添付が可能！
・10件までならブラウザから一斉送信！
他社インターネットFAXサービスとの比較
さらに大量のFAX送信が必要なときは「L-net Serplix」
「MOVFAX」は基本的に1to1のFAX送受信をサポートするサービスです。業務上取引先に一斉にFAXを送信するときは、当社の「L-net Serplix」が便利です。
L-net Serplixの特徴
・年間３億枚の送信実績！
・1時間10万件の超高速送信！送信待ちを解消！
・PCの原稿ファイルから直接取り込みが可能！
・送信リストをクラウド保管。ブラウザでどこからでも利用！
・1時間10万件の超高速送信！再送信も楽々ワンボタン！
FAX運用は残しつつ、ペーパーレス化を実践しよう
「ニューノーマル」に対応した働き方を実践するためにも、FAX業務の見直しは重要です。FAX=紙での運用が必須という常識は、インターネットFAXの活用で改めることができます。相手の環境に依存することなく自社の「FAXの紙をなくす」運用を、ぜひ一度ご検討ください。
