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FAX業務の「紙をなくす」方法はあるのか？

公開日：2021/01/26 更新日：2024/11/12

新型コロナ禍の影響でいままでの働き方が根本から覆された2020年は、オフィスワークはオフィスでという常識が覆りいわば「強制的に働き方を変えることになった」１年となりました。

働く場所が変われば、働き方も変わります。今まで事務所で顔を合わせながら行っていた業務が、チャットや各拠点からのWeb会議に。紙で回していた書類もオンラインで処理するように。

それに伴い、今まで事務所で当たり前のように行っていたFAXの処理業務が課題になってきてはいませんか？

なぜいまだにFAX業務がなくならないのか？

FAXを使った業務は、主にどのようなものがあるでしょうか。FAXの送信、受信に分けると下記のようになります。

・FAXの送信業務

　▶ 業務連絡・販売促進・各種通知の送信など

・FAXの受信業務

　▶ 業務連絡・注文書や請求書、支払い通知書等の帳票など

このような業務はすべて会社の運営にかかわる重要なものであり、メールやインターネットが普及した今日でもFAXでのやりとりが根強く支持されているのには理由があります。それは、「FAX＝紙」であり、紙の回覧は事務所内の情報伝達・共有が行いやすいためです。また、日本独自の「押印文化」もFAXが根強く支持されている理由です。

送信元の業務環境もFAX業務の見直しが遅れる原因に

仮に、自社のFAX運用をなくしたとしても、送信元も同じ運用をしてくれないと片手落ち。余計に業務が煩雑になってしまいます。しかし、送信元の業務環境を変えるのはなかなか難しく、結果FAX業務のペーパーレス化、テレワーク化を後手に回してしまうという事例もよく聞きます。

FAX業務が残ってしまった結果、ほかの業務はテレワーク化できていても、受信したFAXを確認するためだけに出社するという「FAX出社」をしている企業が全体の３割もあるという調査結果も出ています。

「ニューノーマル」に対応した働き方を実践するためには、FAX業務のペーパーレス化が、大きな課題となっているのは間違いありません。

インターネットFAXを活用しよう

インターネットFAXとは

皆さんは、「インターネットFAX」という言葉を耳にしたことがあるでしょうか？

「FAXといえば複合機から送受信・パソコンにモデムを繋いで利用！」という印象が強くあると思いますが、「インターネットFAX」とは文字通り、FAXの送受信をインターネット経由で行えるサービスのこと。比較的簡単に申し込みができ、契約者専用のFAX番号を新規に発行し、契約初日からすぐに使えるプロバイダーが多くあります。