FAX送信状の書き方完全ガイド｜記入例・例文・注意ポイントを解説

FAXで書類を送る際、「FAX送信状は必要なのか」「どのように記載すればよいのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。FAX送信状は、送信元や送付内容、送信枚数などを相手へ伝えるための文書です。送信状を添付することで受信者は内容を把握しやすくなり、送信ミスや書類不足などのトラブル防止にもつながります。また、取引先へFAXを送る際には、FAX送信状を添付することがビジネスマナーとして広く浸透しています。本記事では、FAX送信状の役割や書き方、記入例、例文、マナーについて詳しく解説します。

FAX送信状とは

FAX送信状とは、FAXで書類を送信する際に添付する案内文書のことです。「FAX送付状」や「FAX送信票」、「FAX送信表」などと呼ばれることもあり、送信元や送付内容、送信枚数などを受信者へ伝える役割があります。

もちろん送付状を付けずに書類だけを送ることもできますが、送信状を添付することで送付目的が伝わりやすくなり、受信者も内容を確認しやすくなります。

FAX送信状の役割

FAX送信状には、単なる表紙以上に重要な役割があります。主な役割は以下のとおりで、受信者が送付内容を正確に把握するために役立ちます。

• 送信元や送付内容が分かりやすくなる
• 送信枚数を確認しやすくなる
• 送信時のトラブルを防ぎやすくなる
• 取引先に丁寧な印象を与えられる

特に見積書や契約書などの重要な書類を送る場合は、何を送ったのか、全部で何枚あるのかなどを相手に分かりやすく伝えられるため、送信漏れやページ不足の防止につながります。

FAX送信状は付けないと失礼？

FAX送信状を添付しなければならないという決まりはありませんが、ビジネスシーンでは添付することが一般的です。送付状を添付せずに送信すると、受信者は誰から送られてきたのか、何を送ったのかを把握しづらくなります。

特に取引先や顧客へ送信する場合は、送付状を添付することで丁寧な印象を与えられます。また、送信枚数を記載しておくことで、送信漏れやページ不足などのトラブル防止にもつながります。

FAX送信状と送付状・送信票の違い

FAX送信状、FAX送付状、FAX送信票、FAX送信表はいずれも同じ意味で使用されています。企業やサービスによって名称が異なるだけであり、FAX送信時に添付する案内文書という点に違いはありません。

FAX送信状の書き方

FAX送信状には決まった様式はありませんが、相手が内容を確認しやすいように必要な項目を漏れなく記載することが大切です。

FAX送信状を作成する際のポイント

FAX送信状を作成する際は、必要な情報を簡潔にまとめることが重要です。また、送信枚数や送付内容を明記することで、受信者が内容を確認しやすくなります。

企業ロゴや会社名を記載すると送信元が分かりやすくなりますが、FAXは白黒で印刷されることが多いため、シンプルなレイアウトを心がけましょう。

FAX送信状に記載する項目と記入例

FAX送信状には、一般的に送信日や宛先、差出人、送付書類の一覧などを記載します。

• ①送信日
• ②宛先
• ③差出人
• ④表題・件名
• ⑤送信する書類の一覧
• ⑥送信枚数

①送信日

FAXを送信した日付を記載します。送信日時を明記することで、受信者が書類を管理しやすくなります。また、後日送付履歴を確認する際にも役立ちます。

記載例

送信日：2026年9月7日

送信日：令和8年9月7日

②宛先

送信先の会社名や部署名、担当者名を記載します。法人や部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使用します。

記載例

○○株式会社 営業部 御中

○○株式会社 営業部 □□□□様

③差出人

送信元の会社名や部署名、担当者名、電話番号などを記載します。問い合わせが発生した際に連絡できるよう、担当者情報や連絡先を記載しておくことが重要です。

記載例

株式会社○○○○ 営業部 □□□□ TEL：00-0000-0000 FAX：00-0000-0000 Mail：担当者のメールアドレス

※部署名や役職名は、社内外で使用している正式名称を記載しましょう。

④表題・件名

FAXの目的が分かる表題や件名を記載します。受信者が内容をすぐに把握できるよう、簡潔かつ分かりやすいタイトルを付けましょう。

記載例

見積書送付のご案内

資料送付のご案内

契約書ご返送のお願い

⑤送信する書類の一覧

FAXと一緒に送付する書類を記載します。複数の資料を送る場合は箇条書きで整理すると分かりやすくなります。

記載例

・見積書 1部 ・ご提案書 1部

・資料 1部

⑥送信枚数

FAX送信状を含めた総枚数を記載します。

記載例

送信枚数：3枚（本状含む）

※受信者がページ不足の有無を確認しやすくなるため、必ず記載しましょう。

FAX送信状のサンプル

実際のFAX送信状の記載例は以下のとおりです。項目の配置やレイアウトの参考にしてください。

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適切な挨拶文で相手に用件を伝えよう

FAX送信状には、送付する資料の内容だけでなく、簡単な挨拶文や連絡事項を記載するのが一般的です。送信する目的に応じて適切な文章を使用することで、相手に用件が伝わりやすくなり、丁寧な印象も与えられます。ただし、長文は避け、簡潔かつ分かりやすい文章で要件を伝えることが大切です。ここでは、シーン別に活用できるFAX送信状の例文を紹介します。

①初めての取引先に資料を送るとき

平素よりお世話になっております。 このたびはお問い合わせいただきありがとうございます。 ご依頼いただきましたご紹介資料を送付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

②見積書を送るとき

平素よりお世話になっております。 ご依頼いただきました見積書を送付いたします。 内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。

③契約書を送るとき

平素よりお世話になっております。 契約書を送付いたしますので、ご確認をお願いいたします。 ご署名・ご捺印のうえ、ご返送くださいますようお願いいたします。

④緊急性の高い内容を送るとき

【至急】 平素よりお世話になっております。 至急ご確認いただきたく、資料を送付いたします。 お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

緊急性の高い内容を送る場合は、「至急」「重要」などの文言をFAX送信状の上部や件名付近に記載するのもおすすめです。

⑤訂正文書を送るとき

平素よりお世話になっております。 先ほど送付した資料に一部誤りがございましたため、訂正版を送付いたします。 お手数をおかけしますが、こちらをご確認くださいますようお願いいたします。

時候の挨拶や「拝啓」「敬具」は必要？

FAX送信状は送付書類の内容や送付目的を伝えるための案内文書であり、一般的なビジネス文書や手紙とは性質が異なります。そのため、「拝啓」「敬具」といった頭語・結語や、季節の挨拶を必ずしも記載する必要はありません。

実際のビジネスシーンでは、

• 平素よりお世話になっております。
• いつもお世話になっております。

などの簡単な挨拶文を記載し、そのまま用件を伝えるケースが一般的です。

ただし、重要な案内文や社外への正式な通知を送る場合は、企業のルールに従って文面を作成しましょう。

FAX送信状の注意点

FAX送信状を作成する際は、記載内容だけでなく送信方法にも注意が必要です。誤送信や確認漏れを防ぐためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

①送信するFAX番号を確認する

FAX番号の入力ミスは、情報漏えいにつながる恐れがあります。送信前には宛先を十分に確認しましょう。

②読みやすいレイアウトを心がける

FAXは印刷状態によって文字が読みにくくなることがあります。受信者が内容をスムーズに確認できるよう、文字量やフォント、余白などに配慮したレイアウトを心がけましょう。

不要な情報を書かない

送信状は内容を伝えるための文書ですので、要点を簡潔にまとめましょう。挨拶文や連絡事項も必要最低限にとどめることで、受信者が内容を迅速に把握しやすくなります。

ゴシック体など読みやすいフォントを使う

小さい文字や装飾的なフォントは避け、ゴシック体など視認性の高いフォントを使用しましょう。FAXは印刷時に文字がかすれたり潰れたりする場合があるため、読みやすさを重視することが大切です。

余白を十分に設ける

余白が少ないと文字や項目が詰まって見え、FAX受信時に読みにくくなる場合があります。適度な余白を設けることで視認性が向上し、受信者が内容をスムーズに確認できるようになります。

③送信状は1枚目に添付する

FAX送信状は送付する資料の先頭に添付するのが一般的です。受信者は最初に送信状を見ることで、送信元や送付内容、送信枚数などをすぐに確認できます。また、複数枚の資料を送付する場合でも、ページ不足や送信漏れの有無を確認しやすくなります。

④送信枚数が多い場合は事前に連絡する

大量の資料を送る場合は、事前に相手へ連絡しておくことをおすすめします。送信枚数が多いと長時間相手のFAX回線を占有する可能性があるためです。事前に連絡しておくことで、相手も受信の準備をしやすくなり、業務への影響を最小限に抑えられます。

FAX送信状に関するよくある質問

FAX送信状の作成や送信に関しては、「送信状は必ず必要なのか」「送信枚数に送信状は含めるのか」など、さまざまな疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、FAX送信状に関するよくある質問とその回答を紹介します。

FAX送信状は必ず必要ですか？

FAX送信状は必ず添付しなければならないものではありません。しかし、ビジネスシーンでは送信元や送付内容を分かりやすく伝えるために添付するのが一般的です。特に取引先や顧客へFAXを送る場合は、FAX送信状を添付することで丁寧な印象を与えられます。

送信状は手書きでも問題ありませんか？

FAX送信状は手書きでも問題ありません。ただし、相手が内容を読みやすいよう、丁寧な文字で記載することが大切です。業務で頻繁に利用する場合は、記載漏れを防ぐためにもテンプレートを活用することをおすすめします。

送信枚数に送信状は含めますか？

一般的にはFAX送信状を含めた総枚数を記載します。例えば、送信状1枚と添付資料2枚を送る場合は「3枚（本状含む）」と記載します。送信枚数を明記することで、受信者はページ不足の有無を確認しやすくなります。

記載例

送信枚数：3枚（本状含む）

「御中」と「様」はどう使い分けますか？

会社や部署などの組織宛に送る場合は「御中」を使用し、担当者個人宛に送る場合は「様」を使用します。なお、「○○株式会社 御中 □□様」のように「御中」と「様」を併用するのは誤りです。

記載例

○○株式会社 営業部 御中

○○株式会社 営業部 □□□□様

「拝啓」「敬具」や時候の挨拶は必要ですか？

FAX送信状は送付書類の内容や送付目的を伝えるための案内文書であり、一般的な手紙とは性質が異なります。そのため、「拝啓」「敬具」といった頭語・結語や、時候の挨拶を必ずしも記載する必要はありません。

実際のビジネスシーンでは、「平素よりお世話になっております。」「いつもお世話になっております。」などの簡単な挨拶文を記載し、そのまま用件を伝えるケースが一般的です。

FAX送信状は1枚目に添付するべきですか？

FAX送信状は送付する資料の1枚目に添付するのが一般的です。受信者は最初に送信状を見ることで、送信元や送付内容、送信枚数をすぐに確認できます。

また、ページ不足や誤送信に気付いた際にも迅速に対応できるため、FAX送信状は先頭に添付することをおすすめします。

FAX送信を効率化するならMOVFAX

FAX送信状の作成やFAXの送受信を日常的に行う場合、手作業による負担や管理コストが課題になることもあります。インターネットFAXサービス「MOVFAX」を活用すれば、FAX機や電話回線を用意することなく、パソコンやスマートフォンからFAXの送受信が可能です。

また、送付状の作成や複数ファイルの送信も効率化できるため、FAX業務にかかる手間の削減につながります。

送付状テンプレートが使える

MOVFAXでは送付状テンプレートを利用できるため、毎回FAX送信状を作成する手間を削減できます。本記事で紹介した送信日や宛先、差出人、送付内容などの必要項目を効率よく入力できるため、記載漏れの防止にも役立ちます。

FAX送信状の作成にかかる時間を短縮できるため、日常的にFAXを利用する企業の業務効率化につながります。

一度に複数枚送信ができる

WordやExcel、PDFなど複数のファイルをまとめて送信できるため、事前にファイルを結合したり、PDFへ変換したりする手間を省けます。資料ごとにファイル形式が異なる場合でもそのまま送信できるため、FAX送付前の準備作業を効率化できます。

FAX機・電話回線が不要

インターネット環境があればパソコンやスマートフォンからFAXを送受信できます。FAX機の前まで移動する必要がなく、外出先や在宅勤務中でも対応が可能です。

紙への印刷やスキャン作業も不要になるため、場所を選ばず柔軟にFAX業務を行えます。

まとめ

FAX送信状は、送信元や送付内容を相手に分かりやすく伝えるための重要な文書です。送信日や宛先、差出人、送付内容、送信枚数などを正しく記載することで、送信ミスやページ不足といったトラブルを防止できます。

また、取引先へFAXを送る際には、送信状を添付することで丁寧な印象を与えられます。

本記事で紹介した書き方や記入例、例文を参考に、自社の業務に合わせたFAX送信状を作成してみてください。