人手不足・少子高齢化に伴って、業務を効率化していくことは今後急務となっていきます。できる範囲で既に取り組んでいる、まだ何も考えていない…など様々な事情があると思います。
この記事では、悩み別に業務効率化のヒントをご提案します。ぜひ参考にしてください。
悩み①FAXの紙をなくしたい
業務でFAXを送受信している場合、業務が進むにつれ紙がどんどん溜まっていきます。その整理や管理に時間はかかっていないでしょうか？
印刷されたものを都度スキャンするのも、新たな工数が発生してしまいます。
しかし社内・社外事情でいきなりすべてをデジタルにするのは不可能。
そのような場合にお勧めなのが、「インターネットFAX」です。
インターネットFAXで送受信を完結させよう
当社サービスの「MOVFAX」は、WEBから簡単に申し込め、専用FAX番号が使えるインターネットFAXサービスです。
ブラウザからの送受信だけでなく、メール経由での利用も可能。送信も受信も紙は必要ありません。
また、キャリアの転送機能を使えば、現在使用しているFAX番号を変更せずに利用することが可能。
紙の運用はやめられないけど、デジタルで管理したい方には特におすすめです。
FAXの大量送信は特化サービスで
同じ内容のFAXを複数の場所に送るとき、一つずつ送ってはいないでしょうか？
例えば、送信の操作が1件につき2分のものを30件送ると、それだけで1時間の工数がかかってしまいます。
当社サービスの「L-net」は、FAXの一斉送信に特化したサービスです。
パソコンから一度の操作で、大量の宛先へのFAX送信が可能です。また一件ずつ送信の成否が表で確認できるので、管理も簡単。
FAXを的確に相手へ送りたい方におすすめです。
悩み②帳票だけどデジタルで対応したい
注文書などのやり取りはまだまだ紙で行っていることが多いと思います。
特に帳票系は社外の都合も大きく関わるので、社内業務よりも遥かに変更がしにくいのです。
そのような場合は以下のサービスを活用するのがおすすめです。
帳票配信サービスで簡単にデジタル化
当社サービスの「AUTO帳票」はテキストファイルやイメージファイルをアップロードするだけで、指定の宛先にFAX、メール、Webフォームが送信される、クラウド帳票配信サービスです。
基幹系システムとの連携が容易なため、大規模な開発は必要ありません。
営業担当に個別に相談ができるので、複雑な運用だからシステム化なんて無理、という方もぜひ一度ご相談ください。
悩み③電話での個別連絡に時間がかかっている
業務上電話でお客様や社外への電話が工数になってはいないでしょうか。
電話をしても出られなかった場合はかけ直したり、他の連絡方法を試すなどで手間が大きくかかっていると思います。
そのような方にはSMS配信サービスがおすすめです。
SMSを利用してみよう
SMS一斉送信サービスは、企業や団体などの管理者が、SMSの送信管理をPCなどで行います。
SMS一斉送信サービスを提供している大手携帯キャリアや企業は、各携帯キャリアの正規通信を利用して、メッセージを送信しています。そのため、不達になる可能性や送信できないといった不具合が起きにくいのです。
当社の「SMS HaNa」は豊富な機能と導入事例、無料トライアルをご用意しております。ぜひお試しください。
悩み④問い合わせ回答に時間がかかる
お客様からお電話で製品などに関する問い合わせがあった時、回答に時間がかかる場合はございませんか。
お客様の説明をすぐ理解できない、説明を理解してもらえない…そのような場合はビデオ通話を活用することがおすすめです。
ビデオ通話を活用してみよう
ビデオ通話には当社の「LINX Chat」がおすすめです。
例えば商品の破損を説明する場合、言葉で説明するのは非常に困難です。どの程度壊れているか、動かないのか、傷の範囲など、あまりに伝えることが多いことがほとんどです。
対してビデオ通話では、破損した物をカメラに写すだけで双方スムーズに理解が進みます。
お客様に対応していただく場合の指示もスムーズに行えます。
もちろん、ビデオ通話のため問い合わせ回答以外の用途でもお使いいただけます。
まずはお悩みをご相談ください
業務効率化のお悩みは多岐にわたるため、この記事ですべてを網羅することはできません。
そのためぜひ一度、業務上で抱えているお悩みを当社にご相談ください。
上記の中でどのサービスが自分たちに最適か分からなくても、業務効率化ができるよう提案させていただきます。
皆様からのお問い合わせをお待ちしております。
