業務改善と業務効率化を図るアイディアと方法の具体例
業務改善と業務効率化を図るアイディアと方法の具体例
2018.12.19

業務改善と業務効率化を図るアイディアと方法の具体例

景気の変動や激化する競争だけでなく、企業運営の環境はまだまだきびしい状況です。特に、人出不足は多くの企業にとっての問題で、それを補う業務の効率化は、大きな課題のひとつです。 ここでは、業務効率を高めるアイディアや方法について紹介しましょう。

業務の改善と業務効率化を進めるプロセスは?

業務改善や業務効率化を行う場合、段階を踏んで進めていくことが大切です。まずは、効率化のプロセスをはっきりと決め、順序良く進めていきましょう。

改善に向けて共通の意識を根付かせる

業務改善や効率化は、これまでのやり方を変えていくことでもあります。すぐには効果が表れない場合もありますから、「今までのほうが良かったじゃないか」と、現場でネガティブな反応が出ることもあります。 そこで、「業務改善で何が変わり、どのような利点があるのか」ということを、従業員が理解しておく必要があります。 そのためには、経営トップが声を出すだけではなく、各部署の上長がしっかりと部下に指示を出し、会社全体で取り組む意識を根付かせておくことが重要です。

業務を可視化し、無駄を洗い出す

業務の効率化は、毎日の仕事の流れをフローチャートで表したり、従業員の業務ごとにマッピングしたりして、業務内容を可視化します。その上で、業務フローに不要なプロセスがないか、従業員の一人に負荷が集中していないかなど、無駄や偏りを洗い出していきます。 特に、スタッフ一人ひとりの一日の行動を正確に可視化していくと、無駄な時間や手間を消費していることに気付きます。小さな無駄でも1ヵ月、1年のスパンで考えれば、かなりの時間になります。 例えば、取引先からの連絡やFAXを待つ時間や、受け取ったはずの資料を探す手間など、本来の業務とは関係のない時間と労力を、意外と使っているのです。

効率化のアイディアを出し、優先順位をつける

業務の無駄が見えたら、解決するためのアイディアを出します。現場の従業員にとっては仕事のやり方を変えることですから、慎重さが必要です。例えば、業務効率化のためにパソコンやインターネットを使った管理ツールを新たに導入する場合、ITに強くないスタッフは使いたがらないかもしれません。その場合は別の方法を検討するか、現場の環境を整えてからの導入が望ましいでしょう。 また、効率化のアイディアには、すぐにできるものとできないものがありますので、優先順位をつけましょう。導入コストがかかる場合は、経営側で効果測定を行ってから採否の判断をしてください。

業務を効率化できる具体的なアイディア

スタッフ個人が、自分の作業効率を高める場合と、部署としての効率を高める場合とで、具体的な手段は異なります。それぞれ具体的な方法を挙げてみましょう。

個人で行える効率化の例

個人レベルの効率化は、すぐにでも始められます。しかし、大切なのは毎日継続することです。 これまでの習慣を捨てることは簡単ではありませんが、効率化することで自分のパフォーマンスはさらに上がるはずです。

・仕事はひとつずつ片付ける

複数の仕事を同時進行でこなすと、意識も行動も分散し、かえって効率が悪くなりがちです。

・時間を決めて行動する

メールチェックや調べものなどをダラダラと続けてしまう作業は、あらかじめ時間を区切って行います。

・優先順位を決める

仕事の緊急度と重要度はイコールではないので、優先順位を決めて先にやらなければいけない作業に集中しましょう。

・作業環境を整える

部屋の明るさや温度など、作業環境が悪いとストレスにつながります。自分でできる範囲だけでも、快適に整えてください。

・常に効率を意識する

常に効率を意識していると、行動も考え方も効率的になっていきます。

部署単位、会社単位で行う効率化の例

部署や会社全体での業務効率化は、大がかりなものになります。それだけに作業負荷を大きく抑え、作業の効率化を実現することもできます。

・ITツール、クラウドサービスを活用する

顧客関係管理(CRM)や営業支援システム(SFA)など、業務を効率化してくれるツールを使いこなせば、大きな成果を見せてくれます。こうしたITツールは、試用版を使ってみるなどして、導入を検討するといいでしょう。 また、FAXにも、外出先からスマホで送受信できるクラウドサービスがあります。弊社の多機能型インターネットFAX「MOVFAX(モバックス)」というサービスでは、届いたFAXをブラウザ上で確認できます。これで「取引先からFAXが来るので、出掛けられない」または、「外出中だけどFAXしたいのでいったん事務所に戻る」という無駄な時間はなくなります。ほかにも、担当者ごとに自動で振り分ける機能もあります。

・アウトソースを活用する

企業で行われている業務の多くは、アウトソーシングでまかなうことができます。業務を丸ごと委託することも、ごく一部を外注することもできます。 例えば、新規営業のためのFAX DMの場合、弊社であればプロのライターによる原稿作成サービスや、送信先の法人リストを提供するサービスがあります。

効率化はしっかり準備してから行うこと

業務の効率化にはさまざまな方法がありますが、大切なのは現場に合った方法を選び、理解を得た上で実施することです。トップの思いつきで号令をかけても、現場はついていけません。 しっかりとした準備のもと、効率化を進めるようにしましょう。

記事カテゴリ一覧

TOP