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業務改善と効率化を図るアイディアと方法の具体例
景気の変動や激化する競争だけでなく、コロナ禍以降急速に進んだリモートワーク・テレワーク推進などの「働き方改革」に対応した企業運営の環境はまだまだきびしい状況です。特に、人出不足は多くの企業にとっての問題で、それを補う業務の効率化は、大きな課題のひとつです。ここでは、業務効率を高めるアイディアや方法について紹介していきます。
そもそも「業務効率化」とは何をすることなのか？
「業務効率化」とは、文字通り今まで行っていた業務プロセスの「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ、会社の生産性を高めるため、業務の見直しや体制づくり、ソフトウェアの導入などを行う取り組みのことです。最近ではリモートワーク・テレワークにも対応した、クラウドサービスを活用した効率化が注目されています。
業務を効率化できる具体的なアイディア【個人単位】
スタッフ個人が、自分の作業効率を高める場合と、部署としての効率を高める場合とでは具体的な手段が異なります。ここでは、個人レベルで始められる「効率化」の例をご紹介します。それぞれ難度は違いますが、大切なのは「毎日継続すること」です。これまでの習慣を捨てることは簡単ではありませんが、効率化することで自分のパフォーマンスはさらに上がるはずです。
仕事はひとつずつ片付ける
複数の仕事を同時進行でこなすと、意識も行動も分散し、かえって効率が悪くなりがちです。とくに集計作業や計算作業などの業務はひとつひとつの作業を集中して丁寧に行うことにより、精度も効率もアップします。
時間を決めて行動する
メールチェックや調べものなどの作業は、あらかじめ時間を区切って行いましょう。とくに、リモートワーク・テレワークを行っている方には重要で、「この仕事は●時までに終わらせる」と決めて対応するといいでしょう。
優先順位を決める
仕事の緊急度と重要度はイコールではないので、優先順位を決めて先にやらなければいけない作業に集中しましょう。それぞれのタスクの締め切りを意識して、時間配分を考え、優先順位をつける癖をつけましょう。
作業環境を整える
部屋の明るさや温度などの作業環境が悪いとストレスにつながります。自分でできる範囲だけでも、快適に整えてください。リモートワークやテレワークでの作業を行っている方は、机、椅子、キーボード、モニターなど、自分に合ったアイテムを選んで使うと効率は飛躍的にアップします。
常に効率を意識する
「この仕事をこうすれば●時間早く終る」「この業務はこうすれば楽になるかも」など、常に時間効率を意識していると、行動や考え方が徐々に変わっていきます。業務効率化に終わりはありませんが、「自分が楽になれる方法を常に考えていく」という意識が大事です。
現場の目線で業務改善できる点を見つける
普段業務を行う時から不満に思っている点はないか意識して考えてみましょう。
違和感がある・作業に時間がかかって面倒に感じているなど現場視点の不満点は、業務改善につながる大切なヒントです。ぜひ提案してみましょう。
この自然な「気づき」による改善案は業務改善に直結するためとても効果的です。
業務を効率化できる具体的なアイディア【部署単位・会社単位】
部署や会社全体での業務効率化は、個人での効率化に比べて大がかりなものになります。しかし、それだけに作業負荷を大きく抑え、作業の効率化を実現することもできます。
業務のペーパーレス化を推進する
社内会議や顧客への提案書等を毎回印刷し、配布すると、時間もコストもかかってしまいます。相手の了承を得て、にはなりますが、社内では共有フォルダ、社外へはオンラインストレージ等を活用し、印刷しなくても共有できる環境を構築するといいでしょう。リモートワークやテレワーク環境にも威力を発揮する施策のひとつです。
また、国内の商慣習として根付いているFAXも、今やクラウドサービスの活用によりペーパーレス化が可能です。当社のインターネットFAX「MOVFAX」もそのひとつ。送信・受信に紙は必要なく、FAXを使いながらFAXの紙をなくすことができます。
ITツール、クラウドサービスを活用する
顧客管理をエクセルで行っていませんか？ エクセルは非常に便利なソフトではありますが、もともとは表計算ツール。複雑な計算式や外部ファイルへのリンクをたくさん追加すると挙動が重く、使いにくいものになってしまいます。
顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）などを導入すれば、大きな成果を見せてくれます。こうしたITツールは、現在クラウドサービスとして提供しているものが多く、比較的安価な初期費用で利用できます。試用版を使ってみるなどして、検討してみるといいでしょう。
アウトソーシングを活用する
社内で行われている業務や、業務の一部をアウトソーシングすることも効率化の一手です。大手企業では電話対応業務をアウトソース化することにより、従業員の業務時間を確保し、生産性を上げているところも多くあります。最近では電話対応受付にＡＩを活用しているサービスも出てきていて、スモールスタートもしやすい環境になってきています。
専門家の判断を仰ぐ
業務効率化を進めたいが、社内にノウハウがない場合、強引に進めてもいい結果は出ません。そのときは外部のコンサルティングや専門家に現状の業務の分析をしてもらい、具体的なアドバイスや施策を提案してもらうのも手です。費用はかかりますが、闇雲なツールの導入や業務の改革は、かえって効率を下げてしまう結果になりかねません。また、トップの思いつきで号令をかけても、現場はついていけません。 しっかりとした準備のもと、効率化を進めるようにしましょう。
準備期間を設ける
業務の効率化にはさまざまな方法がありますが、急に「今日からすべてペーパーレスにする！」などと言っても、なかなか浸透はしません。大切なのは現場に合った方法を選び、理解を得た上で実施することです。十分な移行期間を設け、できる範囲から着実に進めていくことが重要です。
実施後の評価をする
業務効率化のために立てた施策の評価は非常に重要です。どの程度効率化ができて、どれだけ削減できたかを見える化、数値化し共有することで、次の施策のポイントがわかります。通常の仕事と同じように、業務効率化もPDCAを回してよりよい業務環境を整えていきましょう。
業務の効率化に便利なクラウドサービス
先程も述べたとおり、最近は業務の効率化に役立つ、さまざまなクラウドサービスが登場しています。その中からいくつかご紹介します。
紙の電子化サービス
業務の効率化と言われると、最初に思いつくのが「紙の電子化」。現状紙で運用している業務を電子化することにより、情報の共有や分析などの効率がアップします。紙の電子化に有効なツールは以下のようなものがあります
OCR/AI OCR
紙の文書をカメラやスキャナなどの機器で読み取り、データ化する技術です。最近では文字の判別にAIを活用する「AI OCR」も出現し、認識率が上がってきています。
インターネットFAX
発注書や注文書などのやり取りに便利なFAXも電子化できます。インターネットを経由してFAXのやり取りをする「インターネットFAX」は、取引先の環境に関係なく、FAXの送受信をパソコンから行えるため、手軽にFAX業務の効率化が可能です。
ファイル共有サービス
社内や取引先の担当者の間で書類をやり取りするときは、ファイル共有サービスが便利です。必要なファイルをアップロードし、URLなどで共有することにより、書類の印刷や配布などの手間が省けます。
コミュニケーションツールを活用しよう
昨今のリモートワーク・テレワーク推進により、社内にいなくても仕事ができる環境が整ってきています。しかし、その際に課題となるのが「情報共有とコミュニケーション」。顔を合わせて仕事ができない分、業務効率が下がってしまうことも。以下のようなツールを活用して社内外のコミュニケーションの濃度を維持し、業務効率化の足かせにならないようにしていきましょう。
ビデオ会議
パソコンからインターネットを通じてテレビ会議ができるサービスです。テレビ会議というと会社と会社や拠点と拠点をつなぐような機器を想像されますが、現在はその環境をインターネット経由で提供しているサービスを利用するのが一般的です。パソコンやスマートフォンがあればどこでも使えるため、リモートワーク・テレワーク環境下での打ち合わせや商談などにも活用できます。
ビジネスチャット
ビデオ通話をするほどではない会話や打ち合わせは、ビジネスチャットが便利です。MicrosoftのTeamsやGoogleのGoogle Chatなどで、部署ごとにルームを作り、文字でコミュニケーションを取りましょう。雑談などにも役立ちますし、ログが文字で残るのでリマインダーとしても役立ちます。
ショートメッセージサービス
外出している従業員への連絡は、ショートメッセージサービス(SMS)が便利です。社内への電話のメモにメールを使うことが多いと思いますが、他のメールに埋もれ見逃すこともしばしば。ショートメッセージで担当者の携帯電話番号宛に送信すれば、他のメッセージに埋もれることなく情報伝達がスムーズになります。
単純作業を効率化するツール
毎日の売上や計算、請求書の発行などの単純作業を効率化するためには、作業自体を正確にかつ素早く行うことが必要です。以下のようなサービスを利用することで、作業時間の軽減や効率化が可能になります。
RPA
RPAとはRobotic Process Automationの略でソフトウェアロボットの活用で業務プロセスの自動化させる技術。具体的に言うと、データの入力やファイルの複製などの単純作業が自動化されます。単純作業をロボットで行うことにより従業員はより複雑な作業に集中できるようになるため、うまく活用すれば生産性と業務効率の向上が期待できます。
帳票送信サービス
発注書や納品書、受注確認書などを印刷してFAXや郵送で送る作業は大変です。そこで便利なのは帳票送信サービスが活用できます。帳票送信サービスを基幹システム・販売管理システムとAPIなどで連携させ、自動化することも可能。当社の「AUTO帳票EX」は、テキストデータ(CSV)や画像ファイル(PDF)などをアップロードするだけで、指定の宛先にFAX、メール、Webフォームを送信できます。
WEB請求書サービス
毎月数回特定の作業が発生する請求書の発行・発送にはWeb請求書が便利です。印刷・封入・封緘・発送などの作業のために、複数の従業員が数時間かけて行っていた作業がなくなります。多くのサービスは請求書に印字する内容のテキストファイルをアップロードするだけで、サービスが自動的に請求書を作成、メールや郵便で指定の宛先に請求書が届きます。
会社の運用にあった業務効率化を目指そう
いかがだったでしょうか。「業務効率化」とひとことで言っても、さまざまなプロセスがあり、それに対応する様々なツールやサービスがあります。
業務効率化の近道は、まず己を知ること。現状の業務内容や課題を明確に出し、それを解決できるものを選ぶ。ツール・サービスを先に決めてしまうと、目的と手段が逆転してしまいうまくいきません。
当社では、FAXやメール、SMS等、業務の効率化を促進できるサービスを提供しております。「ウチは何が課題なんだ……」「課題はわかっているけど方法がわからない……」とお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
