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多忙な販促業務の現場を効率的に回していくには
自社商品がより売れるように、さまざまな仕掛けを施す販促業務。しかし、現場では社内外の各部署と連携しながら仕事を進めていくため、業務が煩雑になりがちです。 そんな状況の中で業務をスムーズかつ効率的に回していくには、業務のノウハウとともにツールの使い方もポイントになります。
何かと忙しい販促業務の実務とは
自社商品をより多く販売し、売上を立てるために、販促業務はなくてはならない業務です。専門の販売促進部署を持つ企業もあれば、企画部やマーケティング部、さらには前線部隊である営業部がその役目を行っているケースもあります。 いずれにせよ、社内外との連携を密にとりながら進めていかなくてはならない業務のため、細かい作業に忙殺されがちな部署といえます。実際の業務には、どのようなものがあるかを見ていきましょう。
市場調査と企画立案
市場調査と企画立案は、販促の仕事です。マーケットの状況を把握したら、どんな企画を打てばターゲット層に届くのか、柔軟な発想で企画を作り上げていきます。 企画を形にして実践したら、どれほどの効果を得られたのかの検証も欠かせません。一つひとつの施策について成功した点や失敗した点、さらに検討が必要な点などを検証し、次の企画に活かすのです。
販促アイテムのコスト管理
販促企画では、さまざまな作業が発生します。ダイレクトメールや店頭でのプロモーションなどでは、販促に使用する各種アイテムを制作するため、複数の業者との連携が必要です。 まずは見積もりを取り、企画全体のコストを算出します。その上で、「コストはこのままで数量を増やしたい」「クオリティを落とさずに安くできないか」など、社内各部署からの要請を受けて再度見積もりを取るなど、実現に向けて作業を繰り返すことになります。
販促アイテムの発注・確認
何をいくつ作るのかが確定したら、それぞれの業者に発注します。発注先が1ヵ所なら良いのですが、複数社が相手となると、対応にも手間がかかります。 また、印刷物などの場合、試し刷りが届けば、現場と連携しながらチェックをします。そして、必要なら修正指示を出します。
販促部門は「たいへんな部署」になりやすい？
販促部門は「たいへんな部署」であることが多いようです。販促部門ならではの特性が関係しているようで、IT化もあまり進んでいません。では、どのようなところが、販促部門をたいへんな部署にしているのでしょうか。
ワークフローをフォーマット化しにくい
販促は、社内外のさまざまな人たちと連携しながら仕事を進めていきます。外注先も多いため、案件ごとに実際の作業フローが違っていたりもします。そのため、ひとつの形にフォーマット化することが難しく、IT化もできないため、作業の効率化もしにくいのです。
知識と経験が求められ、属人性が強い
各業種の外注業者とのやりとり、印刷物やノベルティに関する知識、販促企画に携わった経験など、販促の現場では多くの能力が求められます。そのため、どうしても属人性が強くなります。結果として、担当者の代わりがいないので、休みを取るのが難しい状況になりがちです。
時間に追われることが多い
発注数の調整や内容の確認など、社内各部署や社外各社との連絡・打ち合わせが多いため、常に時間に追われてしまうことも、販促業務にありがちです。
販促業務をスムーズに行うためには？
では、こうした「たいへん」な販促業務をスムーズに回していくためには、どうすればいいのでしょうか？ 簡単にいってしまえば「効率化」ということになりますが、問題なのはそれをどのように進めていくかです。ここでは、販促業務を効率化する方法を考えてみましょう。
販促業務を分類してみる
まず、日々の販促業務を「どうやっても結果はあまり変わらないもの」と、「やり方によって結果が大きく変わるもの」に分類します。 前者は過去データの検索、コストの集計、社内外への連絡業務、各種書類の作成など。後者は市場や競合のリサーチ、企画のアイディア出し、効果測定などです。販促アイテムに何を使うかの選定や色校正でのチェックや修正指示なども、後者に分類されます。 前者に分類された業務は、できるだけ時間をかけずに効率化すべき部分です。そして、効率化によって生まれる時間とエネルギーを、後者の作業に注ぎ込むのです。
どのように効率化を図るのか
グループウェアを導入できれば、部署内はもちろん社内での販促関連業務はかなり効率化できます。導入予定がなくても、過去のアイテムやデザインデータは、アイテムごとにフォルダ分けして、整理しましょう。こうすれば、少しでも効率化に貢献できます。 また、発注書や集計表、修正指示書などは「書類雛形」として1ヵ所にまとめ、クラウドストレージに保存しておけば、誰でも使いたいときにすぐに使うことができます。連絡業務は、社内であればメールやチャットツールを使えます。ただ、外部とのやりとりとなると、いまだにFAXや電話というケースもありえます。これは担当者レベルの話になりますが、せめてメールでのやりとりに変更してもらえれば、かなりの効率化が図れるでしょう。
販促の効率化はできるところから少しずつ
さまざまなところで「業務の効率化」が叫ばれ、そのためのツールやシステムが登場しています。ですが、それらのツールが導入されず、効率化が進まないのはなぜでしょうか。ひとつには、導入コストの問題があります。しかし、それ以上に大きな理由が「新たなソフトの使い方を習得しなくてはならない」「これまでのワークフローを変えなくてはならない」という、心理的なブレーキでしょう。 そこで、一気に変えようとせず、少しずつ変えていくことを考えましょう。例えば、まず部署内で完結できることから始め、次に社内の他部署との業務環境を整えていけば、少しずつでも効率化は進んでいくのではないでしょうか。
