新型コロナ禍のリモートワーク需要がきっかけとなり、便利なコミュニケーションツールとして定着した「オンライン通話」。
みなさんはどのように活用していますか？
「会議」だけがオンライン通話の使い道ではありません。
伝えたいのは「ひとこと」か、それとも「会議」か？
オンラインでつながる方法はひとつではなく、用途や相手に合わせて“ちょうどいいつながり方”を選ぶことが大切です。
このコラムでは、その選び方のポイントと、これからの「オンライン通話」のあり方を整理していきます。
すべての「オンライン通話」が“会議”である必要はない
オンラインでの通話は、すべてが「会議」形式である必要はありません。
用途や相手に合わせて、使える方法を選びましょう。
「WEB会議」ツールのイメージ
ビジネスシーンでの「オンライン通話」といえば、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどの「WEB会議ツール」を思い浮かべる方が多いかもしれません。
このようなツールは、多人数での打ち合わせや資料の共有、画面を見ながらの議論などに適しています。
気軽な「ビデオ通話アプリ」の普及
一方でLINEのビデオ通話やFaceTimeなど、主にスマートフォンで使えるいわゆる「ビデオ通話アプリ」は、個人間のコミュニケーションツールとして普及。
「友だち登録」や「連絡先」への登録が済んでいればすぐに呼び出せるという手軽さから、家族や友人とのやり取りに適しています。
すべて会議形式では大げさな場面もある
ビジネスシーンでもお客様に「ちょっとだけ確認したい」「簡単に伝えたい」といった場面はよくあります。
そんなときに、お客様にZoomやMicrosoft Teamsなどを設定してもらうのは非効率ですし、お客様にも負担がかかってしまいます。
こうした場面では、もっとシンプルにつながれる手段があると便利です。
オンライン通話といえば？代表的なツールのイメージ
「オンライン通話」と聞いて、いくつかの種類が思い浮かぶかと思います。
どのツールがどのような場面に向いているのか、代表的なものを整理してみましょう。
WEB会議ツール
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどの「WEB会議ツール」は社内外での打ち合わせやプレゼンテーションに有効な、画面・ファイルの共有など、「会議」に必要な機能が使えます。
通話アプリ
LINEやFaceTimeなどのメッセージアプリの「ビデオ通話アプリ」は、個人間のちょっとした会話に適したつくりになっています。
あらかじめ友だち登録や連絡先の共有ができていれば、すぐに呼び出して気軽に話せるのも大きな特長です。
「オンライン通話」ツールを選ぶときのポイント
目的や相手に合ったオンライン通話ツールを選ぶには、以下のようなポイントを整理しておくといいでしょう。
何人で通話するか？
複数人での会議なら、「WEB会議ツール」が向いています。
一方で、1対1のやり取りであれば、もっとシンプルなビデオ通話ツールでも十分です。
相手の連絡先の情報は？
メールアドレスや携帯電話番号、チャット、LINEの友だち登録など相手の状況や付き合いかたによって連絡手段はさまざま。
相手へビデオ通話のリクエストを出す際には、どの連絡先の情報を持っているかを確認しておきましょう。
映像以外に必要な機能は？
ビデオ通話中に、資料の共有や録音・録画に加えて、チャット機能や文字起こし機能が役立つ場面もあります。
必要な機能が備わったツールを選ぶことで、情報共有ややり取りをよりスムーズに進められます。
相手のITリテラシーや環境は？
相手にアプリのインストールやアカウント登録をお願いする必要があるかどうかも重要です。
相手にツールの操作をお願いする場合、操作に慣れていないことも考えられるため、できるだけ準備が少なくて済む方法を選びましょう。
「オンライン通話」ツールを必要に応じて使い分ける
オンライン通話は、ひとつのツールですべてをまかなうのではなく、目的や相手に合わせて使い分けることでより便利に活用できます。
WEB会議ツールは「しっかり話す場面」に
複数人での会議やプレゼンテーション、社内外の打ち合わせなど、じっくりと話し合う必要がある場面では、「WEB会議ツール」が適しています。
資料の共有や録画、文字起こしなど、会議が円滑に進められる機能が充実しているため、ビジネスシーンでの利用に向いています。
ビデオ通話アプリは「気軽な会話」に
家族や友人とのやり取りなど、プライベートで気軽に顔を見て話したいときは、LINEやFaceTimeなどの「ビデオ通話アプリ」機能が便利です。
あらかじめ友だち登録をしておけば、すぐに呼び出せる手軽さが特長です。
それ以外の場面ではもっと手軽な通話が必要
お客様へのサポートや操作説明のように、「実際の状況を目で確認しながら話したい」「言葉だけでは説明が難しい内容を、映像を共有しながら伝えたい」といった場面では、もっとシンプルにつながれるツールが役立ちます。
相手に負担をかけず、すぐにつながれる選択肢を持っておくと、やり取りがよりスムーズになります。
もっと気軽に、もっと確実に。「LINX Chat」という選択肢
お客様サポートや操作説明のように、すぐに顔を見て話したい場面では、準備がいらず負担をかけないビデオ通話ツールが役立ちます。
弊社がご提供している「LINX Chat（リンクスチャット）」は、スマートフォンやパソコンのブラウザから簡単につながるビデオ通話ツールです。
【LINX Chatの主な特徴】
- アプリのインストールが不要
- 受信者側のアカウント登録が不要
- 受信者はSMSで受け取ったURLをタップするだけで通話が始まる
このように、通話相手に余計な負担をかけず、手軽にお使いいただけるのが特長です。
「伝えたい」をすぐ届ける、新しい手段を
「オンライン通話」はすべてが「会議」や「気軽な会話」ではありません。
個人間のやり取りだけでなくビジネスシーンでも「お客様へのサポート」や「操作説明」など、ビデオ通話が役立つシーンは多くあります。
伝えたい内容や相手に合わせて、よりスムーズで確実なコミュニケーションができるよう最適なツールを選んでいきましょう。
