FAX テレワーク

テレワークの定着を阻害する、ＦＡＸ業務の改善策

公開日：2020/05/29 更新日：2020/05/29

テレワーク

ある意味「強制的に」進んだテレワーク

２０２０年４月から５月まで発令された緊急事態宣言。これを機に、多くの企業でリモートワーク・テレワークの導入・実施が行われました。

日本のテレワークの現状

日本でテレワークが強く推進され始めたのは２０１７年。総務省などの主導で毎年７月２４日を「テレワークデー」とし、２０２０年の東京オリンピック・パラリンピック開催の際の対策を旗印に進んできました。しかし実施に強制力がないことや、設備投資費用などの問題から予定通り進んでいなかったのが現状でした。

「三つの密」を防止する働き方としてのテレワーク

しかし、２０２０年、新型コロナウイルス流行防止のポイントである「三つの密」（密室・密集・密接）を実施するため急速に浸透。新しい生活様式に対応した働き方も必要になっています。

テレワークの実施率は３年前の１０倍以上に

東京都の２０２０年４月の調査では、都内にある約６割の企業がテレワークを実施。２０１７年の１０倍以上の規模となっています。

非常事態宣言解除後も６割がテレワークの継続を希望

生産性本部社の調査によると、５月２６日の非常事態宣言解除後もテレワークを継続したいと考える人が６割超、また、テレワークに満足していると答えた人も６割超。今回のコロナ禍が働き方自体を大きく変えるきっかけになっているようです。

テレワークでも今までと同じような業務効率が出せる？

一方、業務効率の設問では６割超が「下がった」「やや下がった」と回答。社内でしかできない業務課題が残っている現状も浮き彫りになりました。

テレワークで業務効率が下がる原因とは？

６割以上がテレワークの継続望むも、６割が「効率は下がった」と答えている状況。その原因は一体何なのでしょうか。

買い手側より売り手側に影響が出ている

製造業向けの購買・営業支援クラウドサービスを展開するアペルザ社の調査によると、生産財の営業・販売業務に停滞が見られていることがわかりました。

根強く残るＦＡＸでの見積・注文書のやり取り

製品の営業活動はオンラインでも代替できるという担当者は多くいるも、見積書や注文書のやり取りをＦＡＸで行うことが多く、受信したＦＡＸを確認するために出社する必要がある、という意見が多く見られいます。

送信者の設備・リテラシーは強制できない

また、同社の調査では６割以上がEコマースでのビジネス利用に関心があると回答。売り手側の意識は変化しているものの、注文者側の商習慣の変化とのギャップが課題となっています。

買い手側の商習慣はそのままに「ＦＡＸ出社」をなくすには

買い手側へEコマースを推奨するも、運用やリテラシーなどの問題でなかなか変えられない商習慣。それが原因で発生する「ＦＡＸ出社」によるテレワーク業務の課題。相手の環境を変えずに課題を解決するには？

ＦＡＸ機の転送機能を利用する

ＦＡＸ機の転送機能を使えば、指定の番号に受信したＦＡＸを転送することができます。しかし、受信先でしか紙面を確認することができず、自宅で受信したＦＡＸを共有するためにはスキャン等の作業が必要になります。

インターネットＦＡＸを利用する

ブラウザ上で専用ＦＡＸのやりとりができる「インターネットＦＡＸ」を利用すれば、受信したＦＡＸをブラウザで確認したり、指定のメールアドレスに転送できます。しかしインターネットＦＡＸにも課題が。インターネットＦＡＸは原則「新規のＦＡＸ番号」を発行する仕組みです。新しいＦＡＸ番号を取引先に周知させる必要があります。