業務の拡大や縮小、経営戦略の変更、外的要因など、さまざまな理由で実施される企業のオフィス移転は、単なる引っ越しではなく、電話回線やインターネット回線、ネットワーク機器、セキュリティ設備など、さまざまなインフラ調整を伴う大規模なプロジェクトです。
移転計画を進める際、見落とされがちなのが「FAX回線」。取引先からの注文書や申込書のやり取りなど、いまだにFAXを業務で使用している企業も多く、移転のタイミングで想定以上の手間やトラブルが発生するケースが少なくありません。
本記事では、オフィス移転時に発生しやすいFAX回線の課題と、それを解決する手段として注目される「インターネットFAX」について詳しく紹介します。
移転時のリスクを最小限に抑えたいオフィス移転の担当者の参考になれば幸いです。
よくある課題と現状の対応
オフィス移転に伴うFAX回線の課題は、多くの企業で共通しています。
ここでは、代表的な課題とその一般的な対応策を整理します。
複合機の移設
オフィス移転時には、複合機などの機器や繋いでいる回線類を新しいオフィスに移設する必要がありますが、レイアウトが変わると回線の位置や電源の確保に応じて再設置の調整が必要となります。
さらに、回線キャリアとの工事日程調整や設定変更も発生し、総務部門や情報システム部門の負担は大きくなります。
移転時の通信停止リスクがある
電話回線やFAX回線は工事が必要となるため、移転先で利用可能になるまでに数日〜数週間を要する場合があります。
この間、FAX送受信が停止し、取引先とのやり取りが滞ると、業務そのものに影響を与えかねません。
業務停止による機会損失は、売上や顧客満足度に直結するため、移転スケジュールには余裕を持つとともに、代替手段を事前に用意する必要があります。
FAX番号が変わってしまう可能性がある
移転前と移転後において、キャリアが定める基地局が異なる場合はFAX番号を新しく取得しなければならないケースもあります。
番号が変わると、取引先や顧客への周知が必要になります。周知が不十分だと今まで使っていた番号宛てにFAXが届き続け、業務に漏れや遅延が発生してしまいます。
移転後1〜3か月程度は旧番号の転送設定や監視を行い、段階的に切り替えると安全です。
お客様への周知の際は、メールや書面、FAXなど複数の手段を併用し、確実に周知しましょう。
回線工事の手間
回線工事を行う際には、ビル管理会社や通信事業者と日程を調整する必要があります。
工事日程が移転スケジュール全体に影響を及ぼすこともあり、工事の遅延が移転プロジェクト全体のリスクとなる場合もあります。
早い段階から移転先ビルの制約を確認し、余裕を持って手配することが求められます。
インターネットFAXとは？
上記の課題はいずれも、FAXが物理回線に依存していることに起因します。そこで近年注目されているのが「インターネットFAX」です。
インターネットFAXは、従来の電話回線ではなくインターネット回線を利用してFAXを送受信する仕組みです。送信時は、送信したい書類をPDFなどの画像データに変換して送信し、FAX受信時は、クラウド上や受信メールで書類を閲覧できます。複合機やFAX専用機が不要で、PCやスマートフォンから操作できる点が大きな特徴です。
インターネットFAXのメリット
インターネットFAXを導入することで、オフィス移転時の負担を大幅に軽減できます。
具体的なメリットを見ていきましょう。
複合機の移設が不要
インターネットFAXはクラウドサービスのため、FAX機やFAXのための複合機の設置が必要ありません。
また、FAX用の回線を考慮する必要がなくなるため、レイアウト設計も柔軟になります。
移転期間中もFAX業務を継続可能
移転スケジュールに左右されず、インターネット環境が整っていれば利用できるインターネットFAXは、移転前後の数日間にFAXが使えないといった事態を回避でき、業務停止リスクを大幅に軽減できます。
番号は新しくなるが計画的に移行できる
インターネットFAXでは、既存のFAX番号をそのまま利用できるサービスは少なく、新しいFAX番号が発番されることが多いです。
今までの番号を継続して利用可能なサービスもありますが、コストが割高になりがちです。番号変更の計画的な実施は以下のような運用方法が考えられます。
新しい番号で運用する方法
移転前に契約し、取得した新番号を事前に周知し、移行をスムーズに行います。FAXの案内を、複数の宛先に一斉に送信することができる「FAX一斉送信サービス」を活用すれば、効率的に通知できます。
転送サービスを活用する方法
旧番号で受信したFAXを新番号へ転送することで、受信漏れを防止できます。ただし、転送ができるかどうかや設定の方法については契約している通信事業者へ確認が必要です。
新旧番号を併用する方法
一定期間、旧番号と新番号を併用し、段階的に移行します。重要取引先への個別連絡と併用することで、誤送信や機会損失のリスクを低減できます。
コスト削減
FAXのための複合機のリース料が不要となり、ランニングコストを削減できます。
さらに、ペーパーレス化による紙やトナーの削減、保管スペース削減といった副次的なコストの削減も期待できます。
回線工事が不要でスムーズに導入可能
インターネット環境さえあれば、工事や設定のための煩雑な日程調整が不要です。
導入作業はアカウント発行と設定のみで完了するため、短期間で運用を開始できます。
オフィス移転の際はインターネットFAX「MOVFAX」
オフィス移転で複合機の移設にお悩みなら、当社のインターネットFAXサービス 「MOVFAX（モバックス）」がおすすめです。
①安定の稼働率とセキュリティ性の高い国内運用
稼働率99.99％の高い安定性を誇り、日本国内の運用の自社サービスとしてセキュリティ面でも安心です。
②操作面、機能面の充実
ブラウザだけで送受信できる直感的な操作性。用途に合わせて「スタンダードプラン」「プレミアムプラン」の2プランから選べ、自動振分け機能やスタンプ機能など業務効率化機能も搭載しています。
③導入しやすい料金体系
月額980円／番号～利用可能で、初期投資を抑えて手軽に導入できます。移転に合わせてFAX環境を刷新する際も負担が少なく、すぐに運用を開始できます。
④総務省認定の第三者認証を取得
「クラウドサービスの安全・信頼性に係る情報開示指針」に基づく第三者認証を取得しており、セキュリティと信頼性の面でも安心して利用できます。
参照元：総務省「クラウドサービスの安全・信頼性に係る情報開示指針」
まとめ
オフィス移転は、住所や電話番号の変更だけでなく、業務全体を見直す絶好の機会です。
FAX回線の移設は手間もコストもかかり、業務停止リスクを伴いますが、インターネットFAXを導入することで、これらの課題を一気に解決できます。
移転時の混乱を最小限に抑えるために、早い段階でインターネットFAXの導入を検討することをおすすめします。
移転後もFAX業務を止めず、業務効率化・コスト削減・ペーパーレス化といった効果を同時に得ることで、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
