日本のビジネスシーンにまだまだ残るFAX
50年近く前から書類のやりとり等で活用されているFAX。皆さんも訪れたお店のレジ裏に注文書や商品案内のFAXが貼られているのを見たことがあると思います。
近年「業務DX」が進み利用率は徐々に低下してきていますが、日本のビジネスシーンで活用される場面はまだまだ多く、完全になくすことはできていないのが現状です。
FAXのデジタル化の方法としてFAXの利用はそのままに、送受信をデジタル化する「デジタルFAX」が注目されています。
FAXを使うメリット
一般的に「FAX」と言えば紙を思い浮かべる方も多いでしょう。送り手側にとってFAXは、送る書類に手書きで書き込んだり、押印したりした書類をそのまま送れることが長所となり、受け取った人にとっては内容がひと目でわかる、そのまま回覧できることなどが長所になります。
また、機器が苦手な人でも電話をかける感覚で簡単に使えるところもFAXが広く使われている理由のひとつです。
それゆえ日本における商習慣において業務連絡はもちろんですが、営業行為やキャンペーンの案内、受発注業務に関わる帳票のやり取りなど、幅広い用途で今も利用されています。
なぜFAXはいまでも使われているのか、その課題は？
そんな便利なFAXですが、業務の電子化が進む昨今においては「レガシーなツール」です。
FAXを使って紙でやり取りしていた書類も電子化するにはさまざまな課題があります。
課題① 書類は紙でやりとりするものという意識が変わらない
新型コロナ禍でテレワークやリモートワークが推奨された頃に「ハンコ出社」があるため会社にいかなければならないという話を聞いたことはないでしょうか。
押印された書類をそのまま送信できるFAXは日本のビジネスシーンにおいて親和性が高く、ハンコ文化から脱却できていないことが書類のデジタル化が進まない要因のひとつとなっています。
課題② 機器やソフトウェアを全員が使えるとは限らない
ソフトウェアを使っての電子発注、電子受注は一定以上のスキルや知識が必要です。紙を印刷してそのまま送れるFAXよりも操作が難しく、全員が使えるようになるには時間や費用がかかります。
課題③ 社内だけの変更だけではなくせない
社内間だけでやりとりしているFAXなら、業務フローを見直すことでやめることはそう難しくはありません。
しかし、取引先との受発注やお客様への連絡業務など、社外とのやりとりでFAXを使っている場合は、相手にもFAXをやめてもらう必要がありますので、その調整に時間がかかり、なかなか切り替えられません。
課題④ デジタル化の優先順位が低い
業務のデジタル化は毎日業務で必要なものから進んでいきます。普段あまりFAXを使わない場合、切り替えの優先順位が下がります。
「FAX送信サービス」でFAXをデジタル化しよう
そこでおすすめしたいのがFAXの運用をそのまま残した業務のデジタル化です。
「どうやってFAXをやめずにやめられるの？」とお思いになるかもしれませんが、ここでいう「デジタル化」は「自社の運用のみデジタル化」する方法です。
「FAX送信サービス」とは
通常のFAXは、自社でFAX回線やサーバー、複合機などを準備して、電話回線を通じて書類の送受信を行います。
しかし「FAX送信サービス」は、インターネットを経由してサービス事業者が提供するFAXサーバーを使って送信を行います。
「FAX送信サービス」のメリット
FAX送信サービスを利用する主なメリットは以下のとおりです。
インターネット回線さえあれば利用できる
「FAX送信サービス」は基本的にクラウド環境で提供されています。
利用はインターネット経由で行われますので、いままでのFAXのように電話回線は不要。FAX複合機やモデムなどの機器を準備する必要はありません。
場所を問わずどこでも利用できる
「FAX送信サービス」は、サービスにブラウザからログインして利用するため、いままでのFAX機や複合機のように設置場所に縛られることがなくなります。
いつでもどこでもインターネットにさえ接続できれば利用できるのが最大の長所です。
送信に時間がかからない
いままでのFAXは、複数の宛先に一斉に送信しようとすると、リストの上から順番に送信していましたが、「FAX送信サービス」はサービス事業者の電話回線を利用して一斉に送信します。
電話回線だと1回線あたり送れる宛先は1時間に50件ほどですが、FAX一斉送信サービスを利用すれば１時間に数千件、数万件の送信が遅延なく行えます。
「FAX送信サービス」を選ぶときのポイント
そんな便利なFAX送信サービス選ぶ際に抑えておくべきポイントは以下のとおりです。
FAX送る・受ける どちらの環境も必要なのかどうか
FAXを送る、受ける、もしくはどちらも必要である。これらを整理することが重要です。1サービスで送受信の機能を提供している事業者もあれば、送信と受信をそれぞれ別の専用サービスで対応している事業者もありますので自社の運用に合うものを選びましょう。
FAXを送る対象は単独か、複数か
FAXの送信先が1件のときもあれば、複数の宛先に送りたいときもあるでしょう。FAXを個別におくるのか、複数の宛先に一斉に送るのか。また１日数回なのか、随時なのかなど、送信するFAXの頻度や件数も導入前に整理しておきましょう。
FAXで送る内容はどういった内容か
前述の送る宛先数も関連する内容となりますが、同じ内容（原稿）をFAXで送るのか、それとも発注書や納期回答、請求書など、送る宛先ごとに違う内容（原稿）を送るのか、この部分はサービスを選ぶ上で非常に重要です。
日本テレネットが提供するFAX送信サービス
日本テレネットでは、お客様の用途に合わせたFAX送信サービスを提供しております。
FAX一斉送信サービス「L-net Serplix」
1時間に10万件への宛先にFAXを一斉に送信できるWebサービスです。
送信先ごとの会社名や担当者名などを差し込んで送れる「差し込み印字」やクラウド上に送信リストを作成できる「宛先リスト」、予約送信など、業務連絡や緊急連絡、既存顧客への販売促進など、幅広い用途にご活用いただけます。
帳票FAX送信サービス「AUTO帳票EX」
発注書や納期回答、請求書など、あらかじめフォーマットが決まっている帳票を、データをアップロードするだけで生成、送信まで可能なサービスです。
提供方法はブラウザ、WEB-APIの2パターンをご用意。販売管理システムや受発注システムとの連携が容易です。
インターネットFAX「MOVFAX」
ブラウザやメールでFAXの送受信ができるサービスです。ご利用開始時お客様専用のFAX番号を発行。
業務でFAXの受信が必要な場合は、上記のL-net Serplix、AUTO帳票と組み合わせてのご利用をおすすめします。
FAXをデジタル化して業務DXを進めよう
いかがでしたでしょうか。レガシーでアナログなFAXも「FAX送信サービス」を活用すれば、送信先の環境を変えることなくデジタル化が可能です。
弊社ではFAXの送信から受信、受信したFAXの処理・保管など業務のデジタル化を支援しております。
お客様の用途や運用、業務フローをお聞きした上で最適なサービス、最適な組み合わせをご提案差し上げます。
ぜひお気軽にお問い合わせ下さい。
