業務改善と一口にいっても、コスト削減や業務効率化など、その範囲や内容はたくさんあります。企業によって「何から手を付けるべきか」「どのような改善策が有効なのか」も大きく異なります。
ここでは、多くの企業にありがちな改善すべき課題とその解決法について、事例を挙げながらご説明しましょう。
業務の問題点を見つけよう
日常的に行っている業務は、仮に大きなトラブルがなくても、気付かないような問題点が潜んでいることが多くあります。しかし、どのような問題があるのかは、組織構成やワークフローを全体から俯瞰し、どこでどのような作業が行われているのかを細かく掘り起こしていかないと、見つけることはできません。
そこで、まずは業務内容に関して作業単位で細かく棚卸を行い、可視化しましょう。その上で、「ムリ」「ムダ」「ムラ」といった項目ごとに、問題がないかをチェックすることです。
ムリ：過剰な負荷による生産性の低下
「ムリ」は、通常以上に業務の結果が求められるときに生じます。事例としては、「ワークフロー上で極めて属人性の高い作業がある場合」や「一人のスタッフに負荷が集中する場合」があります。過剰な負荷によって作業者に大きなストレスを与えるだけでなく、生産性の低下につながります。
そこで、業務を他者に分散するなどして、業務を改善することが求められます。
ムダ：過剰な作業による生産性の低下
「ムダ」は、かけた時間やお金に対して、リターンが小さい場合に生じます。事例としては、「月額10万円のツールを導入したが、コスト削減効果は月に30,000円にも満たない」というようなケースです。これは、購入前にきちんと効果を検証することで対応できます。
また、コスト面だけでなく、企画の承認手順やワークフローの中にも、リソースを無駄に消費しているケースは多いものです。例えば、重要度が低い業務に対して、必要以上の承認者が設定されていないか、必要以上に作業工程が煩雑になっていないかなどを確認しましょう。
ムラ：繁閑の波による生産性の低下
「ムラ」は、業務が多いときと少ないときの差が激しく、その差が起こるサイクルが短い場合に生じます。事例としては、1ヵ月のあいだに大きな繁閑があり、忙しい時期にはムリが増えて生産性が落ち、暇な時期にはムダが増えて生産性が落ちるというケースです。
そこで、業務の繁閑を事前に見越した上で対策を立て、できるだけムラを排除する工夫が必要です。
業務改善は大きなところから手をつける
さて、業務の棚卸でムリ・ムダ・ムラが明らかになったら、それぞれの問題の改善に移ります。このときに大切なのは、「大きなところから改善する」ということです。
「地道で小さな努力」も良いことですが、毎日使うボールペンやプリント用紙などを少しでも安い物に換えるより、100万円単位の仕入れ先と価格の交渉をしたほうが、より大きなコスト削減効果が期待できます。業務改善は大きなところに手を入れれば、リターンも大きいという考え方で進めましょう。
アウトソースとデジタルツールを活用する
業務改善のうち、ムリやムダを解決するためには、現状の環境で努力するだけでは限界がきます。そこで、アウトソースの活用や各種ツールの導入も視野に入れるべきでしょう。
アウトソースをうまく使えば、自社スタッフがコア業務に専念できる環境ができますし、各種デジタルツールを使うことで、情報の共有や作業の自動化ができます。
ですが、ここで大切なのは、コストと効果とのバランス予測です。せっかくコストをかけてアウトソーシングやツール導入に動いたとしても、それに見合う結果が得られなくては本末転倒ですから、ここはしっかり予測を立てておきましょう。
「やってみないとわからない」という場合には、まずはミニマムサイズでスモールスタートするというのもひとつの手です。
業務改善は手段であって目的ではない
業務改善の範囲や手法は幅広く、どのようなプロセスで進めていくかは各企業の環境や事情によって異なるため、ベストな方法を見つけるのはたいへんです。
しかし、「問題を可視化し、大きなものから解決を図る」という手順は、すべての企業で共通するプロセスです。そこで見つけた問題点を解決していくことで業務を効率化し、結果に結び付けていきましょう。
そして、忘れてはいけないのが、業務改善はあくまで効率化を図るための手段であって、それ自体が目的ではないことです。業務改善が仕事となって、施策を行っただけでは意味がありません。必ず効果検証をして、きちんと結果を出していきましょう。
