FAX受信拒否・配信停止を確実に行いクレームに発展させない方法とは

2017年12月1日から施行された改正特定商取引法についてご存知の方も多いと思いますが、一般消費者向けのFAXDMについて一部規制が入っています。そのため、配信する側の危機意識も高まっており、FAXDM業者である我々側には、法令遵守の対策が求められています。

FAX受信拒否・停止希望者への対応について

配信する宛先の管理はもちろん、FAX受信拒否・停止希望者への対応については従来以上に慎重さが求められています。FAX受信拒否・停止希望者に誤って二度目の配信を行うなどということが決してないように管理・運用をご提案しなければいけません。

これは既に良く知られている方法ですが、FAX原稿のフッダー部分に「FAX停止ご希望の方は…」といった文言を入れて、返信されたら配信リストから消込み、除外リスト登録するといったやり方です。この運用を徹底する事で、ほとんどのケースで迷惑クレームに発展する事を防止できます。

それでも消えないクレーム…

こうした運用を実施していても、FAXDM経験者なら知っている問題があります。それは、「停止依頼のFAXが返信されてきたが、停止希望者の宛名、FAX番号がわざわざ消されており、どこから返信されてきたのか分からない」という事です。これはFAXDMにおける問題の中でもかなり難易度が高く、これまで解決ができていなかったことです。

結果として、どこの停止希望者か分からないので消込みができず、次も同じ宛先に配信して二次クレームに発展したり、FAXDM自体を止めざるを得なかったりと言う問題が起きています。こういった問題を放置しているといずれ大きなトラブルに発展する事になります。

受信したFAX番号をデータで残す事が出来る方法とは

そこで当社は、停止受付用のFAX番号として当社が提供するインターネットFAX「MOVFAX　モバックス」をご提案しています。このMOVFAXはインターネット上で全てFAXの送信受信が完結できるサービスで、WEBブラウザを通して操作を行います。ペーパーレスで受信したFAX原稿をイメージ参照できるので、便利なのはもちろん、実は上記の問題を解決してくれます。

それは、受信したFAX番号がデータで残るという事です。携帯電話に着信番号履歴が残るのと同様に、MOVFAXにもFAXの着信番号履歴が残ります。原稿に宛名やFAX番号が載っていなくても、停止希望者のFAX番号が分かりますので、次回の送信から確実に削除ができるのです。もちろん非通知で送られてくると記録は残りませんが、そこまでされるケースはほぼありません。この方法は非常に有効な手段として、当社のお客様からもお申し込みが急増しております。この大きな安心が月額980円で買えるのは当社だけです。

安心・安全FAXへの取り組みについて

また、日本テレネットではこの他にもお客様の安心のための取り組みを実施しております。電気通信サービス向上推進協議会に設置された「安心ファクシミリワーキンググループ」に参画し、ファクシミリ通信事業者各社と共に、安心してFAXDMをご利用いただける活動を推進しております。

「安心ファクシミリワーキンググループ」では、2017年12月に施行された特定商取引法の改正に伴う「ファクシミリ広告のオプトイン規制」について、関係省庁と連携し、ＦＡＸ送信者に対する啓蒙活動を行っており、その活動の一環として、ファクシミリ広告配信停止受付窓口を設置するなど、充実した安心・安全サポートを実践しております。

「ファクシミリ広告」受信拒否の受付について

https://fax-lnet.jp/wp-content/themes/telenetcss/files/kyodouketsuke_20171030.pdf