あらゆる仕事で求められるのが、業務の効率化です。さまざまなコストを使って人が動く営業部門では、作業の効率化が、そのまま売上に直結しやすいものです。
営業における社内的な業務プロセスと対外的な営業プロセスの両面から、さらなる効率化を図る方法について考えてみましょう。
業務効率化は生産性の向上に必須
ここ数年、盛んに「生産性の向上」という言葉が使われています。政府が推進する「働き方改革」も、この生産性向上を目的としています。国家レベルで力を入れる理由は、現在の日本が置かれている状況にあります。
元々日本は、「長時間労働を良し」とする風潮がありますが、余計な残業が増えれば、時間あたりの成果は小さくなります。さらに、少子高齢化で労働人口は減る一方ですから、将来的には国としての生産力が落ち、国際競争力も衰えてしまいます。
こうした、きびしい将来に備えるために生産性の向上が叫ばれており、その一環として業務成果をより短時間、低コストで実現する「業務効率化」が求められているのです。
まずは内側から営業効率化を考える
業務効率化は、社内外のあらゆる場面で検討することができます。中でも大切なのは、営業部門の業務効率、つまり「営業効率化」です。営業効率化ができれば、より多くの営業活動ができ、今以上の売上に結び付けることができます。
営業の業務は、社内のものと社外のものに分けることができますが、まずは社内業務の効率化から考えてみましょう。
社内業務の効率化は「やらないことを決めること」
営業職にとって最も重要な業務は、顧客に会って提案し、成約まで持っていくことです。もちろん、そこに付随する業務は多岐にわたりますが、それらは本来のメイン業務ではありません。しかし、現実には多くの営業職が、付随業務に時間とエネルギーを取られています。そこで、まずは社内での業務内容を洗い出してみて、カットできる余地を探すことが重要です。
例えば、見積もりの作成などは、営業ではなくてもできることです。営業会議が結果報告会になっているなら、やらないほうが時間の有効活用ができるでしょう。経費の精算も、地味ながら時間と労力を取られます。
こうした無駄を見つけ、効率化を図っていく。つまり、「やらないことを決めて、やらずに済む方法を考える」というわけです。
営業効率化のためのツールを活用する
営業職から切り離したい付随業務は、外注に委託したりアシスタントに任せたりできないかを検討してみましょう。また、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）といった支援ツールを導入することも良い方法です。
これらのツールの多くは自由にカスタマイズができますので、企業の規模や業務フローに合わせて営業活動の効率化が図れます。スケジューリングから商談の進捗管理、部内での情報共有、データの抽出・分析など、機能も豊富。これまで営業職が背負っていた非効率な部分を自動化することで、営業効率化ができるでしょう。
ただし、これらのツールは、導入するだけで効率化を果たせるものではなく、使いこなすことが大切です。まずはデモ版を試してみて、有効と判断できたところで導入して、使い慣れていくといいでしょう。
対外的なプロセスの無駄をなくし営業効率化する
本来、営業の仕事は、社外の顧客あるいは見込み顧客に対してアプローチすることです。この対外的な業務領域の無駄を解消すれば、営業効率化が実現します。
日々の業務で発生している無駄を省く
外回りの多い営業職は、移動時間を少なくすることで、営業効率化を果たすことができます。ですから外回りの際には、訪問先エリアや移動ルートを効率良く組み立て、無駄の少ない行動をとるように心掛けましょう。
また、日常業務の中では、顧客からの突然の連絡を受けて「これからすぐに伺います」というような、場当たり的な対応をしてしまうことがあります。しかし、緊急性の高いトラブルでなければ、今すぐ対応しなくても問題ないケースは多いはず。効率を考えるなら、このような行動はできるだけ控えましょう。いつまでにどのような対応をとるのかを考えて、日々の業務を効率良く進めてください。
FAX DMを活用して顧客フォローの効率化を図る
大量の宛先に、一斉にFAXを送信できるFAX DMは、新規開拓だけでなく既存顧客のフォローにも活用できます。
既存の顧客をつなぎ止めておくには、継続的なコミュニケーションが欠かせません。定期的に訪問できればいいのですが、時間的な負荷が大きく、「やりたいけど、なかなかできない」というのが営業職の本音でしょう。
そこで、FAX DMの出番です。自社商品の使い方のコツやアイディア、活用事例、新しい商品・サービスの紹介、キャンペーン・イベント情報などを1枚の紙面にまとめ、定期的に配信するのです。低コストですし、DMや電子メールと違って「開封されない」ということがなく、手の空いたタイミングで見てもらうことができます。もし、興味を引く内容があれば、先方からコンタクトしてくれるでしょう。
こうした定期的なFAX DMに加えて、時折電話を入れておけば、十分な関係性を維持することができます。
営業効率化は焦らずひとつずつ
実際、営業効率化のポイントは、探してみると数多く見つけることができるかもしれません。
しかし、一気に改善するには無理がありますし、他部署との連携や上長の了承が必要な場合もあります。焦らずひとつずつ改善し、大きな結果へとつなげましょう。
