経営効率を向上させるためには、多くの部署でのコスト削減は必須です。もちろん、コスト削減を追いかけるあまり、機能が不十分になったりデメリットが大きかったりしては逆効果です。
業務効率も社員の士気も落とさずにできる、無理のないコスト削減の方法を考えてみましょう。
オフィス全体でできるコストの削減方法
どこにコスト削減のメスを入れられるか。それは、業種によって違いますし、個々の会社によって異なるでしょう。会社全体で取り組む場合には、人件費の見直しや組織の統合、事務所の移転などで、経費を大きく圧縮することができます。
また、日々の小さなコストを抑えることも大事です。まずは、どの部署でもできる身近なコスト削減方法をご紹介します。
消耗品にかかるコストを抑える
毎日、当たり前のように使っている消耗品。一つひとつは小さな物でも、長期的に見れば大きなコスト削減へとつながっていきます。
一番手軽にできるコスト削減方法が、コピーや印刷の制限ルールの導入です。両面印刷を多用する、保存の必要のない社内文書には裏紙を使うなどすれば、用紙の消費を少なくすることができます。会議用の資料などは、カラーは使わずモノクロで印刷するというルールにすれば、カラーインクの節約になります。
また、紙を使わずPDFデータを共有すれば、コピーも印刷もせずに済むはずです。デジタルデータは検索性が高いので、作業効率の向上にも役立ちます。
社名が印刷された封筒や名刺の印刷は、激しい価格競争が業界内で続いています。安価な業者を選び、無理のない範囲で発注ロットを大きくすれば、費用をグッと抑えることができます。
各種契約を見直してみる
2016年に、電力小売の全面自由化がスタートし、電力会社の選択肢は大きく広がりました。これら新しい電力会社との契約によって、光熱費を大きく削減できる可能性があります。ただし、実際にどれほどの削減が可能になるかは、電力の使用状況によって異なります。まずは、いくつかの電力会社から見積もりを取ってみるといいでしょう。
各種リース品、レンタル品の見直しも、経費削減効果が期待できます。オフィス家具や大型事務用品など、なんとなく惰性でリースを続けているものは、意外と多くあるものです。不要であればリース契約を打ち切る、あるいはリース品のランクを下げるなどすれば、支障のない範囲でコスト削減ができます。
そのほか、通信費や各種機器の保守管理などは、一度契約内容を見直してみるといいでしょう。内容が現状に合っているかを検討し、不要なものはカットしてください。
営業部門のコスト削減を考える
営業は、直接仕事を取ってくる部署であり、その行動は会社の利益に直結します。ですから、コストを抑えるあまり、活動が制限されるのは良くありません。
とはいえ、個人個人がコスト感覚を身に付けることは重要なことです。その上で、1件の成約を取るためにどこまでコストをかけられるかを意識することが、最終的なコスト削減につながるのです。営業部門のコストを削減するために、下記のようなポイントについて一度考えてみてはいかがでしょうか。
日々の行動から無駄をなくす
社員一人の1日の行動には、1日分の人件費がかかっています。そう考えると、営業活動と関係のない作業時間は、人件費の無駄ということになります。
オフィス内で営業に直結しない時間のひとつに、「何かを探す時間」があります。保存しておいた資料や書類を探す、数週間前に届いたはずのメールを探す、インターネット上で目的の情報を探す…。こうした時間は、想像以上に多いものです。
資料や書類はできるだけデジタル化し、保存場所を決めておけば、探す時間を減らすことができます。また、1日の時間割を作っておき、いつ何をやるかを決めておくのも行動の効率化につながるでしょう。あまり厳格にすると息が詰まりますが、こうした目安を作っておけば、行動にもメリハリが生まれます。
電話営業にアウトソースを使う
新規顧客の開拓で広く使われている電話営業は、それなりの時間と労力がかかります。そこで、電話営業をアウトソーシングすることもひとつの方法です。
もちろん、コストがかかることですので、営業部や会社の判断が必要です。しかし、電話営業を外部に委託し、営業部門の社員は継続顧客のフォローや休眠顧客の掘り起こしを行うといった分担ができれば、トータルで見れば売上に対するコストを抑えられる可能性が高くなるのです。
ファーストコンタクトにFAX DMを活用する
数千を超える企業に同時に送信できるFAX DMは、ファーストコンタクトの手段としてとても有効です。たとえA4用紙1枚のFAX DMでも、多くの情報を、しかも目につく形で送信できますから、開封されずに捨てられる危険が高いDMや電子メールよりも、遥かに優秀です。
送信直後から反応が返ってくるレスポンスの良さもありますから、スピーディーな営業活動が可能となります。例えば、まずFAX DMを送信し、その後にテレアポを入れて、具体的な話は営業スタッフが出向くというフローを組み立てることもできます。FAX DMをうまく活用することで、営業効率を高め、コストを抑えつつ売上増に結び付けることができるでしょう。
コスト削減は無理のない範囲で
コスト削減の手法はあらゆる領域に及びますので、この場ですべてを紹介できるものではありません。しかし、コスト削減を優先しすぎたために、作業効率が落ちたり、仕事のクオリティが下がったりすることもあります。何より、現場のモチベーションが下がってしまうことは避けたいところです。
企業にとってコスト削減はダイエットと同じ。決して無理をしないことが肝要です。
