一度の操作で大量の送信先にFAXを送信できる、FAXソフト。日頃使っているPCから直接送信できる手軽さがありますが、量が増えてくると不満点もあります。 ここでは、FAXソフトの長所と短所について一度見直してみましょう。
PCから電話回線を使ってFAXを送信するには？
PCからFAXを送信する方法はいくつかあります。大きく分けて電話回線を使う方法とインターネット回線を使う方法の2種類があります。 ここでは、電話回線を使ってPCからFAX送信をする方法をご紹介します。
FAX機とPCをつないで送信する
PCとの接続機能を持っているスキャナーとプリンター、FAXの機能を併せ持つ複合機であれば、PCからプリントアウトすることなく、直接FAXの送受信ができます。複合機には20,000～30,000円台の安価な物もあり、コストパフォーマンスがいいのですが、「PCファクス送受信機能」といった名称の、PCからFAXを送れる機能がついていないモデルもありますので注意が必要です。
また、PCの電源が落ちている状態でもFAX機のメモリーを使って受信できたり、受信したFAX原稿をEvernoteやDropboxなどのクラウドサービスに転送できたりするモデルのほか、より高機能なPCとの連携が可能なモデルもあります。このような高機能なモデルを使えば、データの共有や外出先からのチェックも簡単にできますので、使い勝手は申し分ないでしょう。
PCにFAXソフトをインストールする
市販のFAXソフトをPCにインストールすると、PCから電話回線を通じて、直接FAXを送ることができます。ExcelやWordなど、普段使っているソフトからプリントアウトする感覚でFAXを送信できますから、手軽で便利です。 ただし、この方法は、PCからの出力信号を電話回線で送信するためのFAXモデムが必要になります。FAXモデムは古いPCには標準装備されていることもありましたが、インターネットが主流となった現在では、装備しているパソコンはまずないでしょう。しかし、外付けのFAXモデムは、今も量販店などで、3,000円程度で販売されています。これらのソフトと機器を使えば、PCがすぐにFAX機として使えるようになります。
PCからFAX一斉送信サービスを利用する
FAX一斉送信サービスはWEBページにログインして利用するため、ソフトをインストールなどの準備が不要です。
そのため送るFAXの原稿と、Excelファイルなどの宛先データを用意するだけで簡単にFAXの一斉送信が可能です。
あなどれないOS付属ソフトの実力
さて、PCにFAXソフトを入れるにしても、その種類はさまざまです。無料のフリーソフトから有料のものまでありますから、どれを選べばいいのか迷ってしまうでしょう。 基本的には、ほかのソフトを選ぶときと同様に、自分が何をやりたいのかを決めて選べば間違いないでしょう。なお、FAXソフトの場合、OSに付属されているソフトでも、かなりの実力を持っています。
例えばWindowsマシンなら、「Windows FAXとスキャン」というユーティリティが標準装備されています。これを適切に設定しておけば、PCから直接FAXの送受信が可能です。多機能ではありませんが、純正ソフトであることの信頼性は、あなどれません。それほど頻繁にFAX送信するわけではない、送信するとしても十数件程度…ということであれば、十分に実力を発揮してくれるでしょう。
FAXソフトとFAXクラウドサービスの違いは？
FAXソフト・クラウドサービスいずれも有料であれば、かなり多機能なFAXの送受信ができます。頻繁にFAX送信を行う・送信先が多い場合には、どちらであっても手間と時間を大幅に短縮できます。
FAXソフトのメリット・デメリット
FAXソフトでは、社内LANでつながった複数のPCから送信することもできますし、送受信の記録はすべてログとして残ります。
ですから、いつ誰がどこにFAXを送ったのかがすぐ確認できます。
ただし、FAXソフトでは、登録した送信先に1件ずつ送信していきますから、宛先が多くなればそれだけ送信が完了するまで時間もかかります。
また、通信回線も自社で用意しなくてはなりませんし、1回線しかなければ、100件送信するのに、約100分かかります。その間は、FAXを受信できません。
有料ソフトを充分に活用するためには、回線増強などの環境構築にも費用をかける必要があります。
FAX送信サービスのメリット・デメリット
FAX一斉送信サービスは前述したようにログインして使うサービスであり、ソフトをインストールする必要がありません。
FAX一斉送信サービスはソフトと違い自社の電話回線からではなく、サービスを提供している会社の回線を使って送信することが特長です。
そのためソフトを使う場合は必要だった通信回線の強化などが不要であり、初期費用が抑えられます。
ただし自社回線を使わない場合は送信のログが社内で確認できません。多くのFAX一斉送信サービスは送信の履歴が確認できるので、サービスにログインして確認しましょう。
また一部スマートフォンから利用できるサービスもあるため、いつでもどこでもFAXを送信することができます。
このようにソフト・クラウドサービスでは回線の違いで正反対のものになっています。
日頃のFAX業務を見直しながら、最適なサービスを探してみましょう。
アウトソーシングでさらなる自由度を
大量の送信先に自動的にFAXを送信してくれるFAXソフトでも、できないことはあります。 例えば、PC用のFAXソフトは、FAX送信のためのもの。そのFAXを「どのように作るか」「どこに送るのか」というところまで、サポートしてくれるわけではありません。ですから、顧客アプローチとしてFAXを使うにしても、その原稿はあなた自身が作らなくてはなりませんし、送信先のリストも自前で用意しなくてはいけません。
また、弊社のFAX送信のツールを使えば、差し込み印字や配信管理、法規制に対応するリスト除外などにも対応できます。このように、業者を使えば、マーケティングのノウハウを活かしたサポートも期待できるのです。 自社ですべて完結することも大切ですが、アウトソースを活用することも、賢い選択のひとつです。パソコンを使ったFAX送信手段を探しているのであれば、ぜひFAX DMをご検討ください。
