デジタル化が進むなかでも業務連絡や販促活動に今でも根強く活用されているFAX。
法人宛の通知や案内においては高い即効性と確実性から「FAXだから届く」「FAXのほうが確実」という声は多く、ビジネスシーンで今でも支持されています。
しかし、FAXを単なる送信手段として使っているだけでは、その効果を十分に引き出せません。
本コラムでは、FAX送信サービスの具体的な使い方や、現場で役立つ活用ノウハウをご紹介します。
FAX送信サービスの「使い方」を見直す理由
FAXは「紙を使う」「電話番号に送る」など古いツールであると印象を持たれがちですが、現在ではクラウド型のFAX送信サービスの活用で、業務効率と情報伝達力が両立したチャネルとして確立されています。
とくに、紙でのやり取りが多いBtoB企業では、「反応が取れる」「情報伝達が早い」「証跡が残る」といった利点から、販促や業務連絡などに広く活用されています。
販促で使う場合 ― 反応を得やすい配信パターン
紙で出力されるFAXは、メールやWeb広告などのデジタルツールと比べて目に留まりやすく、短期間で確実に情報を届けたい場面での利用に適しています。
ここでは、販促にFAXを活用する際のおすすめ配信パターンと、反応率を高めるための工夫をご紹介します。
視認性と即時性を活かした「販促活用シーン」
FAXは、紙で届く、あるいは印刷前提で閲覧される媒体として、視認性の高さや即時性に大きな強みがあります。
FAX一斉送信サービスを使えばメールと同じく一斉に送信できるため、短期間で多くのターゲットにリーチしたい販促活動にマッチしています。
たとえば、以下のようなシーンでFAXは効果的に使えます。
- キャンペーンやセール情報を店舗宛に一斉に案内したい
- 地域や得意先を絞った案内で反応率を高めたい
- 営業担当の電話フォローと組み合わせて送信し、行動を後押ししたい
配信効果を高める「送信タイミング・時間」の工夫
FAXを送信するタイミングは、得られる成果に大きく影響します。
インターネットFAXの普及により、FAXがPDFなどのデジタルファイルとして受信するケースも増えてきていますが、「受信後すぐに確認されやすい」「印刷して社内共有されやすい」といったFAXならではの特長は、健在です。
確認される確率を上げるため、受信者の業務フローに配慮した時間帯での送信が、より効果を高めます。
- 担当者がFAXを見るタイミングを想定し、事前にスケジュールを確認する
- 送信先の曜日ごとの在席状況や対応のしやすさを確認する
- 送信先の営業開始時間を確認し、営業開始直後に見てもらえるよう調整する
これらのような工夫で開封率や反応率の向上を狙っていきましょう。
業務連絡で使う場合 ― 社内外とのスムーズな情報共有に
FAXは業務連絡ツールとしても非常に有効です。
- 加盟店への月次の売上報告や通達
- 外注先や取引先への業務依頼や資料送付
- 建設現場など、メールが届きにくい環境での確実な情報伝達
FAXは開封確認の機能こそありませんが、紙で届くこと自体が「見た可能性の高い状態」を生み出します。
さらに、通信記録が残るため、証跡としての信頼性も高くなります。
実践ノウハウ｜送信前のチェックリストとトラブル防止策
FAXを効果的に使うには、いくつかのポイントがあります。
●誤送信防止：送信先リストの管理がカギ
- Excelなどで一覧化し、最新の宛先情報を反映
- FAX送信サービスのNGリストを使用
●レイアウト崩れ対策：PDF形式での送信がおすすめ
- 余白やフォントの確認を怠らず
- 2枚以上はNG。伝えたい情報を1枚に収めると視認性が高まる
※とくに販促用途のFAXは、以下のポイントを押さえることで反応率アップが期待できます。
●反応を高める原稿作成の3原則
- キャッチコピー＋ビジュアル（図・枠）で目を引く
- 要点は箇条書きで明確に
- 「問い合わせ方法」や「期限」を明記
原稿の具体的な作成方法については、こちらのコラムもあわせてご覧ください。
活用シーン別：業界でのFAX利用例
業種や目的によって、FAXの活用方法はさまざまです。
ここでは、実際に多くの企業が取り入れている活用事例を、業界ごとにご紹介します。
●建設業：協力会社・現場への連絡ツールとして
作業スケジュールなどの共有をFAXで一斉送信。
相手のメールの確認状況に左右されず、現場に確実に情報が届く手段として選ばれている。
●小売業：店舗ごとの販促活動として
キャンペーンや特売情報を、複数店舗へ一斉配信。
紙で出力・掲示されるため、店頭スタッフの目に留まりやすく、すぐに活用につながる。
●製造業：仕入先や営業所への価格改定・製品案内として
最新の価格表や製品情報をFAXで配信。
確実に資料として手元に残るため、情報の行き違いを防ぎやすく、タイムリーな周知が可能。
FAXの効果を最大限に引き出すなら「FAX一斉送信サービス」の活用を
FAXを戦略的に活用するためには、手間なく、ミスなく、一斉送信できる環境が必要です。
その実現におすすめなのが、クラウド型のFAX送信サービスです。
弊社の【L-net Serplix（エルネットサプリ）】は、インターネット経由で手間なく・スピーディーに・大量のFAX送信を可能にするサービスです。
【L-net Serplixの特長】
・Webブラウザから利用でき、ソフトのインストール不要
・Excelで管理している送信先リストがそのまま使える
・小ロットから大規模送信まで幅広く対応
・送信状況や結果の確認、再送信や予約送信にも対応
・NGリストのクラウド管理。誤送信の防止を強力にサポート
・Pマーク、ISMS取得済みの安全な運用
業務連絡から販促FAXまで、幅広いシーンで企業のFAX活用を支える機能が揃っています。
「FAXを送る」から「FAXを活用する」へ、ステップアップを図りたい方は、ぜひ一度ご確認ください。
まとめ｜FAXの「使い方」を変えれば、成果はもっと出せる
FAXは、ただ送るだけではもったいないツールです。
「どう使うか」「いつ使うか」「どんな形で届けるか」によって、その反応や伝達効率は大きく変わります。
業務にマッチしたFAX活用の形を見つけることで、社内外問わず、より効果的なコミュニケーションを実現できるでしょう。
