近年、不安定な情勢によりBCP（事業継続計画）の重要性が増しています。
自然災害やパンデミックなどがありますが、近年はサイバー攻撃が増加しています。
特に卸や販売で受発注が止まると、事業に極めて深刻な損害を与えかねません。
この記事では、受発注業務のBCP対策について解説します。
BCP対策とは
BCPは、Business Continuity Planの略称です。
緊急事態でも事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、手段などを取り決めた計画のことです。
災害などの種類を問わず、緊急事態は突然に発生します。平常時からBCPの準備を進め、盤石な体制を予め築いておくことが重要です。
日本を標的としたサーバー攻撃が急増中
近年では日本の企業を標的とした、ランサムウェアなどのサイバー攻撃が増加しています。
米国企業の統計によると、全世界の新種メール攻撃のうち、日本を標的とした攻撃の割合は2025年1～5月で84.0％であり、2024年の21.0％から4倍に急増しています。
背景には、生成AIの発達により日本語の攻撃メールの作成が容易となったことなどが挙げられます。
今までは不自然な文法や簡体字などで見分けやすかった攻撃メールが、非常に精巧になっているのです。
引用元：日本を標的にしたメール攻撃の割合が世界の84％に急増、日本プルーフポイントが発表 | 日経クロステック（xTECH）
また攻撃対象としては、高額の身代金を要求できる企業が狙われる傾向にあります。
昨年からは大手出版社や飲料品メーカーなどの日本有数の大企業が相次いで攻撃され、業務システムが停止されたことで商品の受注や出荷の遅れる被害が発生しています。
サイバー攻撃発生時は現場の混乱は必至。
また原因調査、被害拡大防止、経営層への報告、通報など初動対応も多岐に渡るため、通常業務がストップする可能性が高いです。
BCP対策、つまりリスク軽減の業務の維持に向けて、平常時から準備をしておくことが大切です。
BCP対策にはクラウドFAXがおすすめ
平常時ではアナログな印象があるFAXですが、インターネットシステムが発達する前では受発注業務として使用されていました。攻撃などでシステムが使用できなくなった際には、FAXを利用するのが良いでしょう。
実際にサイバー攻撃を受けた企業は一部の報道で、被害企業の社員が電話とFAXの手作業で出荷作業を行っているとも言われています。ただ手作業のため、平常時のような大量出荷は不可能です。
非常時でも出荷のペースを遅らせないために、BCP対策としてFAX対応できるシステムを導入するのがおすすめです。
クラウド自動FAX送信サービスのメリット
自動で納品書などのFAXを送れるサービスを導入するBCP対策には、以下のメリットがあります。
①攻撃の影響を受けない
クラウドFAXサービスなら、インターネット環境があればFAXを使用することができます。
万が一攻撃を受けて社内回線・システムやPCが使用できなくなっても、ブラウザでログインすることで問題なく使用できます。
FAXのシステムは提供側である社外にあるため、攻撃の影響を受けずに使用できます。
※実際にサイバー攻撃を受けた際は、その回線・端末でインターネット接続して問題ないか必ず確認しましょう。
②いつでも・どこでもFAXが確認できる
またインターネット環境さえあれば、時間や場所を問わずに使用できます。
海外からの攻撃も多いサイバーテロは、日中に来るとは限りません。深夜にトラブルがあっても、現場に到着する前に対応が可能です。
他にも、拠点Aでインターネットが停止しても、拠点Bでなら確認できるといった場合があります。
③アナログ事案にも強い
従来の紙で出荷などの作業をしている場合、紛失や破損のリスクがあります。クラウドFAXサービスであれば紙を印刷する必要がないので、アナログ系のリスクも軽減することができます。
まとめ
BCP対策には、システムが使用できなくなった場合に備え、あらかじめ電話やFAXなど他の手段を検討しておくことが重要です。
今使っている仕組みに追加しておくことがベストですが、緊急時の手段の一つとして認識しておくだけでも良いでしょう。
特に若い社員はFAXそのものを使用したことないというケースもあります。事前に訓練や教育を行い、備えを万全にしましょう。
また実際にサイバー攻撃を受けた際には、然るべき機関に通報し、対応を確認しましょう。
日本テレネットの提供するAUTO帳票は、基幹システムと連携して、定型フォーマットで出力された帳票を自動でFAX送信する仕組みです。
これにより、担当者が一件ずつ手動でFAXを送る必要がなくなり、ミス防止・作業時間短縮につながります。
もちろん、災害や交通インフラ不能などの対策としてもおすすめです。
今でもFAXを使用しており、出社しないと業務が止まってしまう…とお悩みの方でもご活用いただけます。
日本テレネットは、FAX業務のプロとして全力でお客様をサポートいたします。
受注、発注のBCP対策をお考えの方は、ぜひ一度ご相談くさい。
