FAX自動送信で手間なく顧客フォローを実現

全国にある建物の品質保証検査を行っているG社では、契約しているビル管理会社向けに保守サポート期間終了に伴う契約更新の案内や状況伺いなどを訪問や電話営業などで対応してきた。しかし、契約件数の増加、顧客エリアの拡大に伴い、現状の体制ではすべての契約者に対して適切なタイミング営業することが難しい状態が続いていた。

顧客データベースを管理している自社の基幹システムと連動させる仕様で「AUTO帳票　Direct」を導入。全顧客の契約終了日などの情報を管理し、契約期限が切れる前にアプローチ対象となる顧客データをまとめて「AUTO帳票　Direct」へ転送し、“契約更新のご案内”を自動でFAX送信できるようにした。

従来は営業担当者が毎月対象顧客を抽出して契約更新のフォローを行っていたが、「AUTO帳票」を導入することによって、その一連の流れを自動化できるようになった。顧客データベースをきちんと更新して管理しておくだけで、漏れなく確実に対象顧客への適切なアプローチが可能に。これまで発生していた「連絡漏れ」などの人的ミスによるビジネス機会損失の削減にもつながっている。