業務のデジタル化が加速している世の中ですが、環境や運用などの関係でまだまだ「紙」が必要な業務もあります。今回はそんな中でも「どうしてもなくせないFAX業務」を「AUTO帳票EX」の導入により効率化・省力化を実現した「株式会社ものばんく」北村様にお話をお伺いいたしました。
リアル会場からネットオークションへ
ー まずは、御社のお取り組みをお聞かせいただけますでしょうか
弊社は古物のオークションを運営している会社です。全国の質屋様・古物商様が買い取った商品や質流れ品を送っていただき、その商品を現地の会場（下関市）で売買するプラットフォームを運営しています。
もともとそのオークションをどこかのタイミングでWeb化・アプリ化しようと考えていましたが、昨年(2020年)の新型コロナウイルスの流行を機にBtoB オンラインオークション「Monobank Worldwide Auction」を立ち上げました。
－ リアルからWebになり、なにか変化はありましたか？
リアル会場は下関市にあるので現地にアクセスできる業者さんは限られていましたが、Webは場所に囚われません。そのためオークションに参加してくれる業者さんの数・取引商品数は一気に増えました。現在では月３回開催の開催で15,000点ほどの商品を取り扱っております。
－ それだけの取引数になると、後処理も大変そうですね。
そうですね、急激に取引数が増えたことにより、同時に課題も出てきました。
取引数の増加につれ新たな課題が発生
－ その課題とは具体的に何でしょうか？
オークションで売買がされると、売り手・買い手双方に「計算書」を発行します。「御社はこれだけ売れましたよ、これだけ買いましたよ」という帳票ですね。その計算書をもとに代金の支払い等が行われ、買い手の入金が確認できると商品を発送するという仕組みです。計算書は主にＦＡＸで各業者さんに送ります。この送信作業が大きな課題となりました。
－ オンラインでの取引なのに計算書はＦＡＸで送るのはなぜでしょうか？
質屋業界はまだまだアナログな業界ですので、書類のやり取りはまだ紙が中心です。オークションをWeb化・アプリ化したことによってプラットフォームはデジタル化できましたが、業界の慣習として行っているＦＡＸ送信はまだなくせませんでした。
手作業で送る「計算書」が時間内に送りきれない……
－ 計算書の送付は、どのように運用をされていたのでしょうか。
お客様に送る計算書は、オークションシステムから出力できます。出力した計算書を印刷して、１件１件ＦＡＸ機から手作業で送信していました。１回のオークションで送信するＦＡＸは200～300件ほど。そのすべてを手作業で行っていました。手作業で大量の件数に送信するので、時間もかかるし送り間違いのリスクも高まります。
オークションは金・土曜日に開催しており、日曜日に精算作業を行っています。そのため、計算書の送信作業が始まるのは当日の夕方になります。リアル会場で開催しているときは当日中に作業は終わっていましたが、オンライン開催が始まってからは当日中に終わらなくなってしまいました。
－ お客様からクレームなどはありました？
クレームではないんですが、取引をしたお客様は計算書をもとに取引内容を確認し料金を支払います。計算書の送付が遅れてしまうと、そのまま取引が遅れてしまいます。そのため「計算書がいつ届くのか」という電話をいただくこともよくありました。
『AUTO帳票EX』とオークションシステムを連携
－ そんなときに『AUTO帳票EX』を紹介されたんですね
そうですね。もともと御社のFAX一斉同報サービス「L-net」を使っていたのですが、その担当さんからご紹介いただきました。サービスの概要を説明いただき、これはウチの運用に合うのでは？と思いました。
システムから出力した計算書をメールで送るだけで接続は完了
ー オークションシステムとの連携はどのように行っていますか？
オークションシステムから計算書のエクセルファイルを出力し、PDFへ変換を行います。そのPDFをシステムから「AUTO帳票EX」の送信受付用メールアドレスに送信するだけですので、導入にあたって大きな改修は必要ありませんでした。導入前の商談にはシステム担当も同席してもらっていましたので、トラブルなく導入することができました。初回の商談から利用開始まで２ヶ月くらい(契約から１ヶ月)で始められましたので早かったと思います。
『AUTO帳票EX』で計算書業務が１時間に！
ー 『AUTO帳票EX』を導入してから計算書のFAX送信は楽になりましたか？
劇的に短縮されましたね。もともと当日中に完了できなかった計算書のFAX送信ですが、約１時間で終わるようになりました。送信後の再送信等も管理画面で確認できるので非常に楽ですね。「AUTO帳票EX」の導入後はお客さんからの問い合わせも減りましたので、顧客満足度も上がっていると思います。
他の業務のデジタル化も検討中
ー 今後、計算書以外の業務をデジタル化する予定はありますか？
現状取引する商品は当社に送ってもらって、当社で程度や状態をチェックしています。それを出品者自身がチェックシートを使って確認し送ってもらえれば商品を送って貰う必要がなくなります。出品者からそのシートを送ってもらって自動的に読み込むことができればより便利になるのではと考えています。
また、monobankオークションのＦＡＸは自動化できましたが、まだ手作業が残っているところもあります。そこも自動化できればより効率化ができると思います。
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昔からある「古物オークション」という業態を、ＩＴで全国展開するという発想と実行力に感銘を受けました。ものばんく様では現在地元の医療従事者への支援のため、「monobankオークション」の仕組みを応用した「ものはぴ」というプロジェクトを展開中です。こちらもぜひ御覧ください。
