【2021年最新版】脱ＦＡＸを諦めていませんか？　ファーストステップ、教えます

こんなことで困っていませんか？

私は業務の見直しでテレワークを実施しています。しかし、取引先からくるＦＡＸは事務所に届くので、毎日誰かがＦＡＸの確認をするために出社。返信もＦＡＸでくれという方のためにコンビニから送ることも。そんなＦＡＸ業務、なんとかならないかなぁ…。

取引先から毎日届く発注ＦＡＸ。内容が確認できたものをファイリングして保管しているけど、もう置くところがありません。運用のペーパーレス化のためにデータ化するにも、すべてを手作業でスキャンする作業が発生。この仕事、誰かやってくれないかなぁ…。

業務効率化のためにＥＤＩを導入。これで発注作業が楽になる！と思ったけど、一部の取引先はＦＡＸでしか注文ができない。そのため１件１件システムから発注書を印刷して送ることに。「ＦＡＸ、届いてないんだけど」と言われると、送った注文書から探して送り直さないといけない。これってなんとかならないのかなぁ…。

業務のペーパーレス化のために受信ＦＡＸの紙出力はやめて、ＰＤＦで見るようになった！　これで楽になる！と思ったけど結局は画面を見ながらシステムに入力する仕事は残るんだよね…。ミスが許されないので、入力と確認とふたりがかりで行うのも面倒くさい…。

その悩み、解決できます！

インターネットさえ繋がっていれば、場所を問わずＦＡＸが利用できる「インターネットＦＡＸ」は、テレワークの強い味方です。「インターネットＦＡＸ」は受信したＦＡＸを自動的にＰＤＦ形式に変換し、添付ファイルの形式で指定のメールアドレスに届きます。また、こちらからの返信もパソコンやスマホ、タブレットのブラウザからログインし、ファイルと宛先を指定するだけ。送信のためにコンビニに毎回走ることもなくなります。

「インターネットＦＡＸ」は、受信したＦＡＸを印刷せず自動的に画像ファイルに変換してくれるサービスです。
紙で印刷されず、最初からＰＤＦなどの形式で保存されるため、導入した直後からＦＡＸの紙がなくなります。
また、受信番号をキーに設定すれば、必要なＦＡＸとそうでないＦＡＸの自動仕分けも可能になり、ペーパーレス化と業務の効率化が同時に実現します。

注文書・発注書などのＦＡＸ送信の効率アップには「自動帳票FAXサービス」が便利です。利用中の基幹システムと連携し、インターネットを経由してサービスに送信データを送れるだけで、自動ＦＡＸ発注が可能になります。また、送信ログの確認や再送信などの作業もサービス側の管理画面から行えるので、電子発注と変わらない運用ができます。