FAX受信サービス

FAX受信サービスとは

FAX注文書や納品書など相手先から受信したFAXデータをデジタル化してデータベースサーバーに保管、受信データのテキスト代理入稿(オプション)を行うアウトソーシングサービスです。

サービス概要

FAX業務でこんなお悩みはありませんか?

大量のFAX受信によりトナー代や紙代のコストが負担 受信FAXを紛失防止などセキュリティ対策を強化したい
受信FAXの保管スペース確保や仕分け業務などの負荷を減らしたい 受信したFAXデータの集計や入力業務での写真の残業代が負担

FAX受信サービスの導入で、困りごとを解消!

  • ポイント 1
    業務負担を軽減でき、設備費や人件費の削減を実現
    紙代やトナー代、FAX機や電話回線などが不要となりますので、コスト削減に貢献します。
  • ポイント 2
    受信した大量のFAX原稿を自動的に画像化しクラウド上に保管
    受信した大量のFAXは電子データとして保管しますので、紛失等のリスクが軽減されます。

  • ポイント 3
    専用ページから受信状況や原稿確認をリアルタイムに閲覧可能
    受信データはデータベースで管理しますので、原稿の検索や中身の閲覧はインターネット環境があればどこでも可能です。
  • ポイント 4
    受信した原稿は2度打ちのベリファイ入力で迅速・確実にテキスト化
    FAX受信データのテキスト代理入力サービス(オプション)により社員の入力負荷や集計ミスの軽減ができます。

サービスフロー

FAX受信データの文字情報を、センターにて集計・入力作業を行います。利用者は、受付状況や集計結果をサーバーから閲覧、ダウンロードすることができます。

サービスフロー図

機能

1
大量のFAX受信を可能にする

1日にA4サイズの申込書5,000枚程度を通常のFAX機で受信する場合、多数のFAX機と回線が必要となり、FAXにセットされた用紙が紙切れになったり、機械の故障などで受付不能になってしまうなどの危険性が伴います。
この面倒な受付業務を当社がコンピュータ処理にて代行し、原稿をデジタルイメージ(TIFF)の状態にて保管いたします。
一度に複数枚の申込書を送って来られる場合でも、自動的に1枚1ファイルとして保存し、ファイル名には送信元の電話番号と受付番号がセットされます。

2
受信状況及び受信原稿の参照はインターネットVPNにてどこからでも可能。

利用者様はWebブラウザ上の専用管理画面から日別、時間帯別の利用件数一覧表とその受信詳細を見ることが可能です。
この一覧を参考にして、回線数の増設や告知媒体の配付スケジュールなどを検討することができます。
受信原稿は送信者の電話番号、受付連番をファイル名に、そして受付日付別のフォルダにTIFF形式で登録されており、受付番号・FAX番号・受付日時を検索キーとして、イメージを参照・ダウンロードすることが可能です。
登録されたTIFFデータはWindowsのイメージビュアーでも見ることができる形式ですので、パソコンさえあれば紙に出力する必要は一切ありません。
紙で保管しておきたい場合は、TIFFの一括印刷にて出力することも可能です。

3
受信時に原稿編集にて指定の場所に送信者の電話番号、受付NOなどを埋め込むことが可能。

利用者様はWebブラウザ上の専用管理画面から日別、時間帯別の利用件数一覧表とその受信詳細を見ることが可能です。
この一覧を参考にして、回線数の増設や告知媒体の配付スケジュールなどを検討することができます。
受信原稿は送信者の電話番号、受付連番をファイル名に、そして受付日付別のフォルダにTIFF形式で登録されており、受付番号・FAX番号・受付日時を検索キーとして、イメージを参照・ダウンロードすることが可能です。
登録されたTIFFデータはWindowsのイメージビュアーでも見ることができる形式ですので、パソコンさえあれば紙に出力する必要は一切ありません。
紙で保管しておきたい場合は、TIFFの一括印刷にて出力することも可能です。

5
受信原稿をイメージから入力し、最短1日でテキストデータ納品。(オプション)

当方にて受信原稿枚数を日別・時間帯別に自動管理し、一定数の受付に達するか特定日数が過ぎた時点でキーパンチャーがイメージより直接入力し(ベリファイも行います)、最短で翌日にデータをダウンロードいただけます。(データ形式はカンマCSV形式となります)
一度ダウンロードいただいたデータにはダウンロード済みのチェックが入るため、まだダウンロードされていないデータだけを選択することが可能です。

6
フリーダイヤル・ナビダイヤルなどの、ダイヤル付加サービスが使用可。(オプション)

全国の会員様から注文のFAXを受け取るなど、大量のFAXを処理される場合には是非フリーダイヤル・ナビダイヤルをご利用ください。
フリーダイヤル・ナビダイヤルを利用することで、通話料は着信側で負担することになりますが、お客さまが料金を気にせず気軽にFAXを送信でき、顧客満足度も向上します。

導入事例

事例 1
薬品販売S社様
「保険組合向け薬剤商品受注」代行サービス

画像健康保険組合員向けの商品申込書のFAX受付及びデータ化、同時にWeb受付、郵便で送られて来た申込書をスキャナで読み込んだイメージのデータ化も行い、VPN接続による管理サイトからのデータダウンロードや検索できるサービスも同時に提供。

事例 2
健康食品販売M社様
「FAX会員向けFAX同報送信 + FAX受注」代行サービス

画像既存の会員様に向けて新たにFAX会員を募集し、会員向けに定期的にFAX同報送信を実施、そのFAX原稿の申込書に記入して返送頂く事で受注促進を行なう。FAX会員向け商品は特別価格の為、受注率は高い。

お問い合わせ

FAX受信サービスについてのお問い合わせは、下記専用お問い合わせフォームからどうぞ。 お電話でのお問い合わせも受付けております。お気軽にお問い合わせください。

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