活用事例<詳細>

【業務連絡】FAX同報で会員向けの文書配信業務を効率化

これまで長時間かけて行っていた会員向けの文書配信業務をFAX同報に切り替えることで作業の効率化を実現。FAX同報利用の請求書を部署ごとに分けることでFAX経費管理の最適化にもつながっている。

| L-net | あてな名人Plus |

背景

文書配信の業務内容と経費管理を改善したい

地域で唯一の総合経済団体として、中小企業を中心に企業経営、人材育成サポートのために様々な事業・サービスを行うK団体では、複数のFAX機を使用して会員向けに送る文書を手作業で送信していた。そのため、作業が長時間に亘ることが多く、緊急時にスピーディな対応が難しいことから業務改善の必要性を感じていた。さらに、各部署ごとのファックス利用の枚数や頻度を把握できておらず、経費管理にも課題を抱えていた。

 

実施内容

部署ごとに請求書を分けてFAX同報を活用

同団体では、会員向けの文書配信を複数の部署が行っている。そのため、各部署の担当者が使用しているパソコンへ「あてな名人Plus」をインストールし、FAX同報サービスの利用で文書配信スピードを大幅アップさせた。さらに、差込印字機能を活用し、受信者の返信手間の削減や登録情報確認・会員リスト整備に役立てている。送信は、複数のIDを利用して行い、部署ごと・用途ごとの利用枚数や頻度、経費を把握できるようにした。

 

成果

文書配信の工数削減と経費管理の改善につながった

FAX同報サービスを利用することで、会員向け文書配信にかかる手作業を大幅に削減し、緊急時の対応などもスムーズに行えるようになった。また、請求書を部署ごとに発行することにより、部署ごとの経費実態を把握することができ、より緻密な予算計画の策定につながっている。