活用事例<詳細>

【業務連絡】FAX活用で受注作業を大幅短縮!

全国の書店へ書籍の販売を行っているA出版社では、各書店からの注文用紙として活用しているFAX原稿に一工夫したことで業務の効率アップを実現させた。

| L-net | あてな名人Plus |

背景

注文FAXの処理作業を改善したい・・・・

出版業界は、日ごろから書店への新刊案内や受注などにFAXを活用しているため、特に受注処理などにおけるデータの照合や入力などの手作業が多く発生していた。そこで、これまでの受注処理作業の流れを大きく変えることなく社内業務の効率を上げる方法を検討していた。

 

実施内容

返信FAX処理の効率化に向けて返信欄への差込印字機能を活用

全国にある約10,000店舗の書店向けに新書の注文用紙をFAXで一斉送信。1回あたりのFAX送信総枚数はおよそ10,000枚で、日ごろからお付き合いのある書店のみへ送付するため自社で管理しているリストを活用している。これまでは、手作業であったデータ照合作業を効率化するため、「あてな名人Plus」で各書店が記入する返信欄にあらかじめ書店コードを差込印字したFAXを送信した。

 

成果

書籍受注処理の速度が向上し社内業務の効率化を実現!

注文用紙に送付先の書店コードを差し込み印字することで、管理データとの照合が容易に。どこの書店からの注文かをすぐに見分けられることで受注処理作業を改善することができ、作業工数を約半分にまで削減することに成功した。同社では、今後もFAXでの受注を継続していく中で、さらなる業務効率化を意識しながらの活用していく予定。