活用事例<詳細>

帳票業務の作業時間を徹底して削減

製造メーカーA社は、毎月郵送していた受注確認書を「AUTO帳票」でFAX送付に切り替えることで、帳票業務の作業時間を大幅に短縮することに成功。

| AUTO帳票 |

背景

大量の受注確認書送付にかかる作業時間を短縮したい・・・

製造メーカーA社では、複数ある取引先企業からの注文を受けた後に受注確認書を郵送していたが、月間約5,000件もの書類の準備や送付手配にかかる手作業の時間を短縮したいと考えていた。また、大量の書類を手作業により作成・発送を行うことにより時々発生する誤入力・誤送信の再発防止策の課題として認識している状況だった。


 

実施内容

「AUTO帳票」を導入し、帳票業務の手作業を自動化

複数の取引先企業へ送付している受注確認書のフォーマットや項目は統一されたものを使用していたため、項目ごとの値をデータベースから自動的に反映できる「AUTO帳票」を採用。さらに、帳票の作成だけではなく、郵送作業を自動FAX一斉送信へ切り替えることで手作業をなくし業務効率化に取り組んだ。


 

成果

帳票業務の効率化とセキュリティ強化を実現!

「AUTO帳票」導入前には、月間約5,000件の受注確認書の作成から送付にかかる時間が、166.6時間程度(※1)かかっていた。しかし、導入後には作成や送付にかかる手作業をすべて自動化することができたことによっておよそ9.5時間(※2)でできるようになり、作業時間を94%短縮することができた。 

※1:作業・送信時間を1件1分として試算

※2:作業時間1件5秒、送信時間2,000枚/時間で試算


 

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